Как списать честный знак: просрочка, брак и товар для себя

Просрочка, брак или товар для себя: как списать маркировку в «Честном знаке»

Йогурт с истёкшей датой, разбитая банка, пачка, которую открыли для дегустации у кассы. Полка опустела, а в системе товар всё ещё числится в наличии. Через месяц расхождение всплывает при сверке, и объяснять его приходится задним числом.

Правильный шаг один: оформляете документ «Вывод из оборота» в личном кабинете «Честного знака», выбираете причину и прикрепляете основание. Дальше всё зависит от того, что именно произошло с товаром: у просрочки, брака и собственных нужд разные коды причины, разные документы и разные сроки.

Что вообще значит «списать» маркированный товар

Списание здесь не про бухгалтерию и не про утилизацию коробок. Это вывод кода из оборота: вы сообщаете системе, что конкретная единица больше не продаётся и её код нужно закрыть. Пока этого не сделали, остатки в «Честном знаке» не сходятся с полкой, а при проверке к товару, которого физически нет, появляются вопросы.

Всё, что ушло не через кассу, оформляют вручную через личный кабинет ГИС МТ: продажа автоматически закрывает код, а просрочка, бой и внутреннее потребление требуют вашего документа. Ручной способ и рассчитан на такие единичные случаи — испортилась одна-две единицы, нашли недостачу, часть партии израсходовали на нужды точки.

Заявление «система всё равно не проверяет, что в акте» верно лишь отчасти: при загрузке документ проходит формальную проверку, но содержание бумаги система не читает. Читает налоговая и аудит. Поэтому акт нужен не для кнопки, а для того, чтобы при проверке у вас было чем закрыть вопрос.

Какая причина подходит вашей ситуации

Ниже — пять бытовых ситуаций точки и то, как каждая из них оформляется. Держите таблицу под рукой, когда разбираете полку.

Сроки в таблице не стоят одной цифрой на все случаи: норма «Честного знака» зависит от товарной группы. Разберём это отдельно, потому что от срока зависит, успеете вы оформить вывод в тот же день или на следующей смене.

По просрочке удобно смотреть порядок так: сначала снимаете товар с продажи, затем фиксируете это актом, и только потом закрываете код в системе. Если товар уже вывезли на утилизацию, причина меняется на «Утилизацию», и к ней прикладывают документ об утилизации. Две причины на одну единицу не выбирают.

Наш совет: под каждую причину держите свой шаблон акта, заполненный заранее. Тогда в момент, когда на полке что-то потекло, вы не ищете форму, а вписываете наименование, количество и дату.

Как оформить вывод по шагам

Порядок одинаковый для всех причин, различаются только код и бумага.

1. Отложите товар и зафиксируйте факт. Сделайте фото или опишите единицу в акте: наименование, количество, дата события, кто обнаружил.
2. Оформите основание. Акт списания, дефектный акт, приказ на собственные нужды или документ об утилизации — по ситуации из таблицы выше. Бумажный акт годится: в форме вывода указывают его вид, наименование, номер и дату.
3. Зайдите в личный кабинет «Честного знака» и создайте документ «Вывод из оборота».
4. Выберите причину из списка и привяжите её к своему основанию. Код причины и бумага должны совпадать: если в акте написано «брак», а в системе стоит «Истечение срока годности», документ отклонят.
5. Отсканируйте или введите коды маркировки и отправьте документ. Проверьте, что коды ушли из остатков и статус документа принят.

От какой даты считать срок и чей он

Три дня или один — зависит не от того, когда вы заметили товар, и не от даты растянутой поставки. Срок привязан к товарной группе, а отсчёт идёт от дня, когда у вас появился первичный документ: акт списания, дефектный акт, приказ на собственные нужды. Пока бумаги нет, считать не от чего, поэтому акт стоит оформлять в день события.

Нормы по группам различаются, и это видно на первоисточнике. Для пива и пивных напитков в базе знаний «Честного знака» прямо записано: вывести товар из оборота документом «Вывод из оборота» с причиной «Уничтожение», «Утилизация», «Утрата», «Истечение срока годности» или «Другое» нужно не позднее одного рабочего дня после дня формирования первичного учётного документа. Это норма для конкретной группы, а не общее правило для всей маркировки.

В отраслевых разборах для других групп срок чаще называют как три рабочих дня с момента события или обнаружения. Такую формулировку мы держим как практику отрасли: в наших источниках она не привязана к тексту правил по конкретной категории, поэтому перед первым списанием сверьте её с правилами для своего товара. Где смотреть: в личном кабинете «Честного знака» откройте раздел по своей товарной группе и найдите порядок вывода из оборота — там указаны допустимые причины и срок; то же правило обычно продублировано в инструкции вашей учётной системы или у интегратора, который подключил кассу. Если в правилах вашей группы написано «один рабочий день», а вы привыкли закрывать документы в конце недели, привычку придётся менять.

Для скоропорта — молочки, кулинарии, готовой еды — ошибка в дне стоит дороже: товар с коротким сроком успевает не только испортиться, но и уйти в минус по остаткам раньше, чем вы дойдёте до кабинета. Поэтому таким точкам мы советуем занести срок своей группы в тот же распечатанный лист, где лежат шаблоны актов.

• Как оформить вывод из оборота испорченного и утерянного пива — база знаний «Честного знака»

Где точки спотыкаются чаще всего

Первая ошибка — причина выбрана по привычке. Хозяин списывает бой как просрочку, потому что этот код помнит наизусть. Формально документ может пройти, но при аудите акт о просроченной продукции к разбитой банке вопросов не вызывает ничего, кроме самих вопросов.

Вторая — документ появился после отправки. Сначала закрыли код, потом «нарисуем акт». Так делать нельзя: основание фиксирует событие, а не наоборот. Если проверка попросит бумагу, а дата в ней позже даты вывода, объяснить это будет трудно.

Третья — списание вместо продажи. Товар, который ушёл гостю за стойкой или ушёл мастеру на работу, — это не продажа через кассу. Если его не вывести из оборота, остатки поедут, а касса покажет то, чего не было.

Четвёртая — списание «на будущее». Кладут код в вывод заранее, чтобы «потом не возиться», а товар ещё лежит на полке и может быть продан. Такой товар потом всплывёт двойным: и в остатках, и в продажах.

Если точка работает под брендом

На точке по франшизе эти документы почти всегда идут по регламенту управляющей компании: свой шаблон акта, свой порядок согласования, иногда обязательная фотофиксация и отчёт куратору. Прежде чем списывать по-своему, посмотрите договор и стандарты: расхождение в форме акта с требованиями УК даёт не налоговый риск, а претензию от управляющей компании.

Мы советуем договориться с куратором о едином шаблоне заранее, ещё на старте. Когда на полке портится товар, разбираться в переписке с УК уже поздно.

Если вы присматриваете формат точки и хотите понять, как устроены сети изнутри, в нашем каталоге franchise можно сравнить компании по цене входа и условиям — посмотрите, какие форматы размещены у нас.

Частые вопросы

Что будет, если не списать просрочку вовсе? Товар останется в остатках, хотя физически его нет. При сверке появится расхождение, а при проверке — вопрос, где единица с таким кодом. Документ лучше оформить сразу, пока событие свежее.

Нужен ли бумажный акт, если всё оформлено в системе? Да. Система содержание документа не проверяет, но при налоговой проверке или аудите его попросят. Бумажный акт годится как основание: в форме указывают его вид, наименование, номер и дату.

Можно ли списать товар, который просто переложили в другой отдел? Нет. Перемещение внутри точки не выводит товар из оборота. Списание нужно там, где товар действительно выбыл: испорчен, израсходован, утерян или утилизирован.

Кто должен подписывать акт на бой? Обычно это комиссия или ответственный сотрудник, как принято у вас на точке и в регламенте УК. В акте фиксируют, кто обнаружил, что произошло и сколько единиц списывается.