Кассовый разрыв это что: как заметить до дня аренды

Когда прибыль есть, а платить за аренду нечем: как увидеть кассовый разрыв заранее

Пятница, смена закрыта, чек неплохой. Заглядываешь на счёт — а аренду завтра платить нечем. Кассовый разрыв — это временная нехватка денег на конкретную дату, когда сроки поступлений и выплат не совпадают. Точка при этом может быть в плюсе: за месяц денег хватает, а в конкретный день — нет.

Проблема не в сумме за месяц, а в датах. Муку и начинку платить сегодня, аренду — пятого, зарплату — седьмого, налоги — двадцать восьмого, а выручка капает каждый день и уходит в закупку. Разрыв приходит не от убытка, а от разницы в датах.

Дальше — как собрать платёжный календарь пекарни на три месяца и заранее увидеть день, когда счёт уходит в минус.

Откуда берётся дыра в кассе

Кассовый разрыв, или разрыв ликвидности, случается по нескольким типичным причинам [1]:

• отсрочка от поставщика муки короче, чем отсрочка, которую вы даёте клиентам;
• у выплат жёсткий календарь: зарплата, налоги, аренда — числа фиксированы;
• на месяц попадает разовая крупная выплата: печь, витрина, ремонт, взнос;
• быстрый рост: открыли вторую точку, закупились под новый сезон — а поступления ещё не подтянулись;
• дебиторка просрочена — деньги за отгрузку «застряли» у сети или подрядчика.

Это причины именно кассового разрыва. Отдельно бывает убыток как таковой, и путать их не стоит: разрыв лечится сдвигом дат и разовой дозаливкой денег, убыток — пересмотром цен, закупки и расходов.

Чем это заканчивается, если ничего не делать: пени и штрафы за просрочку налогов, кредита или аренды [8]. Размер и порядок таких санкций зависят от договора и требований: условия просрочки смотрите в самом договоре аренды с арендодателем, а налоговый вопрос — в требовании и в разговоре с бухгалтером. Контрагенты могут уйти, увидев просрочку. А задержка зарплаты бьёт по смене — люди начинают искать другое место, и вам снова искать людей.

Первый вопрос: у меня есть разрыв или он только будет

Прежде чем что-то делать, надо понять, где вы находитесь. Проверьте сейчас, вручную, на салфетке:

• выпишите дату следующей крупной выплаты — аренда, поставщик, зарплата;
• сравните с остатком на счёте и кассой на утро этого дня;
• если денег хватает — разрыва сегодня нет, но посчитайте так на весь месяц вперёд;
• если не хватает — вы уже в разрыве, и его нужно закрывать, а не ждать;
• если пока хватает, но запас тает неделями — вы на подходе к разрыву, и у вас есть время его предотвратить.

Разница принципиальная. В первом случае вы договариваетесь об отсрочке на ходу и часто переплачиваете. Во втором — спокойно планируете и просите об этом заранее, когда ваш рычаг сильнее.

Как собрать платёжный календарь на три месяца

Простая таблица — по неделям и датам. Платёжный календарь на 12 недель строится из трёх рядов: остаток на счёте сегодня, подтверждённые приходы (счета и акты, а не «ожидаемая выручка»), и регулярные выплаты по их датам [5]. Вот что вы вносите:

• Дата — день, когда деньги реально двигаются.
• Поступление — сколько придёт в этот день, и обязательно от кого и по какому счёту. Не «средняя выручка», а конкретные деньги.
• Платёж — сколько уйдёт: аренда, закупка муки и упаковки, зарплата, налоги, комиссии.
• Остаток на счёте — считаете по цепочке каждый день: вчерашний остаток плюс поступления минус выплаты.
• Что сделать при минусе — заранее написанное действие на день, когда остаток уходит ниже нуля.

Остаток считайте накопительно, день за днём: вчерашний остаток плюс то, что пришло, минус то, что ушло. Именно так видно день перелома, а не средний месяц. По одному месяцу разрыв легко не заметить — поэтому берите горизонт на три месяца: этого хватает, чтобы увидеть дыру до того, как она станет срочной.

Разбор на пекарне: где именно счёт уходит в минус

Возьмём пекарню у метро. Начало месяца, на счёте 80 000 ₽. Дальше платежи идут по своим датам, а деньги от покупателей — по своим. Остаток считаем по цепочке: вчерашний остаток плюс поступление минус платёж.

Посчитайте две последние цифры сами: 12 октября остаток −5 000 ₽, 15-го приходит 50 000 ₽ — и счёт снова в плюсе. Вот он, разрыв: выручка идёт каждый день, а платежи по датам опережают поступления. Первый минус — уже первого числа, самый опасный день — 10 октября, минус 85 000 ₽.

Цифры платежей — из разбора малого бизнеса [6], ниша и остатки подобраны для пекарни. Смысл один: пока даты не сведены в один список, вы узнаёте о дыре в день оплаты, а с календарём — за недели.

В одном из разборов у прибыльной компании остаток падал так, что первый день нехватки приходился на тридцать седьмой день цикла [7]. Если не свели даты в один список, эта дыра всплывает как раз в момент платежа.

Что делать, когда минус уже виден

Способы закрыть разрыв идут от дешёвого к дорогому [3]. Сначала то, что стоит ноль, и только потом проценты:

• Передоговориться о сроках — попросить поставщика муки или арендодателя о короткой отсрочке. Бесплатно, занимает один-три дня разговора.
• Ускорить поступления — скидка клиенту за раннюю оплату или напоминание тем, кто задержался. Здесь вы отдаёте два-пять процентов, зато деньги приходят вовремя.
• Собственный резерв — заранее отложенная подушка. Бесплатно, но требует дисциплины: резерв только под кассу, а не «на всё».
• Овердрафт или факторинг — банк покрывает дыру или выкупает долг клиента за процент от суммы.
• Кредит или заём — самый дорогой вариант, к нему разумно идти последним.

Логика простая: чем раньше вы увидели минус, тем дешевле вариант, который сработает. Отсрочка в один звонок обходится бесплатно, а спешный кредит в день платежа стоит заметно дороже.

Разрыв не лечится разово. Один закрытый месяц — это ещё не порядок. Платёжный календарь обычно вскрывает не одну, а три-четыре будущие дыры: например, когда закупка под новый сезон или крупный платёж попадает накануне прихода клиентских денег [5].

Пять правил, чтобы не бегать за деньгами в день платежа

• Считайте по датам, а не по средней выручке. «В среднем хватает» — так думают про прибыль, а не про кассу.
• Отделяйте подтверждённые поступления от ожидаемых. В таблицу идут счета и акты, а не «мы думаем, будет».
• Заводите календарь не на месяц, а на три. Месячного не хватает: всплеск выплат часто на границе периодов. Горизонт на двенадцать недель показывает разрыв заранее.
• Держите резерв, пока латаете разрыв. Он не растёт, пока вы лечите прошлую дыру.
• Не считайте кассу по прибыли. Точка может быть прибыльной и всё равно не заплатить аренду в срок — считайте наличку отдельно от финансового результата.

Как тот же расчёт меняется, когда открываешь вторую точку

Вторая пекарня начинает приносить деньги не сразу, а постоянные выплаты по ней идут с первых недель. В платёжный календарь второй точки добавьте отдельной строкой то, что вы платите до её поступлений: аренду нового помещения, зарплату новой смены, закупку и оборудование. Удобнее вести её отдельным календарём и сводить остатки со счётом первой точки и одной кассой, а не держать всё в одной строке.

Дальше смотрите, что ломается. Зарплата и закупка второй точки обычно стартуют раньше, чем приходит первая серьёзная выручка, а аренду часто берут с первого месяца. Если у вас одна касса на две точки, деньги из оборота первой закрывают старт второй — и разрыв появляется там, где первая ещё в плюсе. Самый частый сценарий по нашему опыту: закупка и ремонт под запуск падают на месяц раньше, чем открываются двери, а платить уже нужно.

Проверить просто: сделайте в календаре две строки — «точка 1» и «точка 2» — и посмотрите на самый низкий остаток по объединённой кассе. Если минус приходит в месяц запуска, значит, второй точке нужен не рост выручки, а запас денег на старт.

Частые вопросы

Кассовый разрыв — это убыток? Нет. Разрыв — временная нехватка денег на конкретную дату, при которой бизнес может быть прибыльным. Убыток — когда расходы превышают доходы по итогу периода.

Сколько денег нужно, чтобы его закрыть? Ровно столько, сколько не хватает в худший день календаря, плюс небольшой запас. Сумму считайте по минимальному остатку, а не по общей нехватке за месяц.

Можно ли посчитать разрыв без бухгалтера? Да. Для платёжного календаря хватит выписки по счёту, календаря платежей и таблицы. А вот налоговые и договорные вопросы, которые разрыв затрагивает, лучше разобрать со специалистом.

Что будет, если ничего не делать? Просрочки ведут к пеням и штрафам, к потере поставщиков и к уходу смены при задержке зарплаты [8]. Разрыв имеет свойство превращаться в постоянную проблему, поэтому дешевле закрыть его заранее.

Следующий шаг

Разрыв не приходит без предупреждения: если свести даты выплат и поступлений в одну таблицу, дыра видна за недели, а не в день звонка арендодателя.

Мы советуем начать с одного вечера: сесть, положить перед собой выписку и календарь платежей, выписать остаток на счёте сегодня и крупные выплаты по датам. Обычно уже на этом шаге видно, в каком месяце предстоит разрыв и на сколько.

Если вы считаете такую точку, в нашем каталоге можно сравнить форматы: у каждой размещённой у нас компании мы показываем цену входа и роялти.