УСН в смете 2026: как подрядчику считать НДС и что сказать заказчику

Ремонтная фирма на УСН стала платить НДС: как теперь считать смету и что говорить заказчику

Заказчик ведёт пальцем по смете и останавливается на строчке «Итого». Ещё вчера сумма его устраивала, а сегодня вы сами не знаете, называть ли ту же цифру: с 2026 года ремонтная фирма на УСН перестала прятаться за освобождением от НДС, как только доход за прошлый год перевалил 20 млн рублей. Дальше всё решает арифметика. Налог в договоре почти всегда считают «внутри» цены, поэтому подрядчику важно с самого начала понимать: на объекте за 3 млн налог забирают либо из прибыли, либо вы добавляете его сверху и договариваетесь об этом с заказчиком. Если вы считаете такую точку, посмотрите, как устроены форматы в нашем каталоге.

Порог освобождения — 20 млн рублей дохода за прошлый год, и обязанность платить НДС включается с первого числа следующего месяца. Ставку привязывают к тому же прошлогоднему доходу: 5% — при 20–250 млн, 7% — при 250–450 млн (с коэффициентом-дефлятором 1,090 верхние лимиты сдвигаются до 272,5 и 490,5 млн рублей). Кто хочет возвращать входной НДС вычетом, берёт общую 22%.

Три варианта: спецставка 5%, спецставка 7% или общая 22%

Пятипроцентная ставка привязана к доходу за прошлый год от 20 до 250 млн рублей — это выход для тех, кто только перешагнул порог: входной НДС к вычету не принимают, зато платить нужно мало. Семёрка работает при доходе от 250 до 450 млн, в тех же границах по коэффициенту-дефлятору. Выбирая между ними, подрядчик смотрит на свою маржу и долю материалов в смете: чем больше закупок с НДС на входе, тем сильнее теряется выгода от спецставки и тем чаще считают общий вариант с вычетом.

Общая 22% даёт право на вычет — это важно, когда через объект проходит много материалов и субподряда с НДС. Но она же ставит самую большую цифру в смете: строка налога у заказчика заметна сразу, и в разговоре придётся объяснять почти четверть сверху. По общей ставке логично идти крупным подрядчикам с большими закупками, где вычет окупает разницу, а спецставки — небольшой фирме с преобладанием работ в смете.

Порог считается по доходу за прошлый год, а не текущего. Если в 2025-м вы набрали, скажем, 18 млн, в 2026-м освобождение сохранится, но каждую неделю стоит держать руку на пульсе: пересекли 20 млн — со следующего месяца вы плательщик.

Как понять, что вы уже плательщик НДС

Смотрите на доход за прошлый год, а не на текущие поступления: именно календарный год по книге учёта задаёт, попадаете ли вы в спецставки и не слетаете ли с освобождения. Ориентир для 2026 года — те самые 20 млн: пока апрель, это ещё предположение, но как только кумулятив за 2025-й перевалил порог, с первого числа следующего месяца вы выставляете счета с НДС.

Внутри сметы смена режима выглядит как новая строка. Раньше «Итого» было договорной ценой без налога, теперь этот же итог нужно делить: часть уходит в бюджет, часть вам. И тут всё решает ставка, потому что 5% и 22% — это разница примерно в 14% от суммы объекта.

Привычка, которая здесь мешает: подрядчики считают налог «от прибыли» и спокойно называют заказчику прежнюю цену. На УСН это не так — база это цена договора, а не маржа. Если в смете 3 млн и ставка 5%, налог вы берёте от трёх миллионов, а не от полумиллиона прибыли.

Смета с НДС: два способа закрыть налог

Способ первый — заложить налог в цену, которую уже согласовали с заказчиком. Вы показываете прежние 3 млн, но внутри них откладываете 142 857,14 ₽ налога и отдаёте их в бюджет, а на материалы, зарплаты и вашу прибыль остаётся 2 857 142,86 ₽. Так поступают, когда договор уже подписан и цену менять нельзя: заказчик не замечает строки налога, но ваша маржа худеет ровно на сумму НДС.

Способ второй — добавить налог сверху, увеличив цену объекта. По той же смете 3 млн вы называете 3 142 857,14 ₽: 3 000 000 ₽ остаётся на работы и материалы, 142 857,14 ₽ становится НДС. Заказчик видит, сколько из его чека уходит в бюджет, и это придётся объяснить; выигрыш в том, что маржа не страдает.

Разница двух способов — только в том, кто платит налог: вы из прибыли или заказчик сверху. До 1 октября 2026 года подрядчик ещё мог переложить расходы на заказчика, но с этой даты продавцу, у которого обязанность платить НДС возникла уже после заключения договора, переложить налог на покупателя не получится — его считают из цены, указанной в договоре. Поэтому, если объект только обговаривается, фиксируйте НДС в смете сразу, пока цена ещё обсуждается.

Пример: смета ремонта на 3 млн до и после НДС

Возьмём смету с договорной ценой 3 000 000 ₽ — это база, от которой считают налог. Считаем по каждой ставке: сколько пойдёт в бюджет и что останется на работы, материалы, зарплату и прибыль.

Проверить на своей сумме просто: разделите цену объекта на 1,05 при ставке 5% — получите сумму до налога. Так 3 млн превращаются в 2 857 142,86 ₽ до налога и 142 857,14 ₽ налога. При 7% делитель 1,07, при 22% — 1,22. Умножать на 5% от суммы — ошибка: с чека 100 ₽ налог по ставке 5% составит 4,76 ₽, а не 5 ₽.

Теперь о прибыли. Если ваша фактическая себестоимость объекта — 2,4 млн (материалы, зарплата, субподряд), то при ставке 5% в смете «внутри» вас ждёт 2 857 142,86 − 2 400 000 = 457 142,86 ₽ до налога на прибыль, а при 22% — 59 016,39 ₽. Пятипроцентная ставка тут закрывает налог и оставляет фирме заметно больше.

Мы советуем считать пример на своих трёх цифрах: себестоимость объекта, доля закупок с входным НДС и ожидаемая цена договора. Если материалов и субподряда с НДС много, общая ставка с вычетом может обогнать спецставку — вычет частично вернёт то, что забирает налог. Если объект почти целиком ваша работа и материалы закупаете у продавцов без НДС, спецставка выгоднее.

Что ставка 5% и 7% меняет в кассе и отчётности

Спецставка экономит налог, но лишает вычета: входной НДС по материалам и услугам в бюджет не возвращается, он остаётся в себестоимости. В кассе это ощущается как подорожавший материал: раньше вы предъявляли возврат по закупке, теперь вся закупка — ваши расходы.

Есть и второй эффект: при спецставке подрядчик смотрит, какую долю объекта занимают материалы с входным НДС. Когда доля большая, разница между общей ставкой и спецставкой сужается, и считать нужно на своих цифрах, а не по правилу «берём 5%, потому что меньше».

В отчётности прибавляется одна работа: каждый объект с НДС идёт отдельной строкой, а к декларации — книга продаж и покупок. Если на УСН вы вели упрощённый учёт, теперь продажи и закупки придётся фиксировать детальнее: без этого не сойдётся вычет в общей ставке.

Как объяснить заказчику новую цену

Заказчик уходит не к налоговому консультанту, а к бригаде без ИП, потому что видит только итог. Разговор строится на одном числе: сколько налога забирают из той суммы, которую вы называете.

Если вы кладёте налог в цену, честнее назвать это прямо: «В эту цену уже входит НДС». Если прибавляете сверху, покажите строку: «3 000 000 ₽ за работы и материалы, отдельно 142 857,14 ₽ налога по ставке 5%, всего 3 142 857,14 ₽». Вот и весь разговор — заказчику важно понять, что деньги уходят государству, а не вам.

И третий вариант, который стоит предложить первым: с самого начала зафиксировать в смете строку «НДС 5%» рядом с ценой договора и общей суммой. Тогда вопрос «почему выросло» не возникает позже — он снимается на этапе подписания. Если вы считаете такую точку, в нашем каталоге есть подборка форматов в ремонте и строительстве.

Смена правил с 1 октября 2026 года

Это правило подтверждает то, что видно в примере: с 1 октября 2026 года налог считают из цены договора, а не вытаскивают сверху после подписания. Подрядчик, у которого обязанность платить НДС возникла после заключения договора, не может просто переложить расходы на заказчика.

Отсюда рабочее правило: тот, кто обсуждает смету после этой даты, закладывает налог заранее и фиксирует строку в договоре. Если смета подписана раньше и обязанность по НДС возникла уже после подписания, придётся считать налог из той цены, что стоит в договоре, — и это может задеть маржу. Мы бы на месте подрядчика не тянули с пересмотром цен до октября.

Частые вопросы

Что делать, если договор подписали до того, как фирма стала плательщиком НДС? После 1 октября 2026 года переложить налог на заказчика по такому договору не получится — налог считают из цены договора. Смягчить это можно допсоглашением о цене, если заказчик готов его подписать, либо закладывать НДС в смету по следующим объектам.

Можно ли перейти с 5% на 22% в течение года и обратно? Спецставку привязывают к доходу за прошлый год, поэтому выбор действует в течение года и не решается по каждому объекту отдельно. Точно порядок смены стоит сверить в своей бухгалтерии.

Распространяется ли освобождение на доход за прошлый год или на текущую выручку? Порог считают по доходу за прошлый календарный год. Перевалили 20 млн — плательщик НДС с первого числа следующего месяца.

Главное

• Ориентир — цена договора, а не прибыль: с объекта на 3 млн налог по ставке 5% составляет 142 857,14 ₽, по 7% — 196 261,68 ₽, по 22% — 540 983,61 ₽.
• Назвать заказчику цену без НДС, если налог живёт внутри неё, значит искать неприятности на финальном подписании.
• Ставку выбирают по доле закупок с входным НДС: общая 22% с вычетом окупается там, где много материалов и субподряда.
• Строку «НДС» фиксируют в смете на этапе обсуждения — особенно в свете правил, действующих с 1 октября 2026 года.