Честный знак: возврат поставщику просрочки и брака в магазине

Просрочка на полке: как вернуть её поставщику и не потерять деньги

Коробка с истекающей молочкой стоит в подсобке третью неделю: поставщик обещал забрать, но срок прошёл, а коды маркировки по-прежнему висят на магазине. Когда мы разбирали такие ситуации, чаще всего бумаги оформлены не так, как требует закон, и поставщик просто не может принять возврат. Решение складывается из двух частей: письменные условия в договоре поставки и корректно проведённый документ в системе маркировки.

Почему просрочку выгоднее вернуть, чем списать

Списание — это потеря не только закупочной цены, но и денег, уже вложенных в оборот товара. Для магазина у дома, где маржа на молочке и хлебе невысокая, каждая списанная коробка — это вычет из прибыли. Возврат поставщику возвращает деньги на счёт или уменьшает следующий платёж по накладной.

При этом сам возврат — отдельная работа: упаковать, оформить документы, дождаться подтверждения от поставщика. Если оформить неправильно, коды маркировки останутся в системе за вами, и с ними потом придётся разбираться отдельно.

Что просить в договоре ещё до первой поставки

По правилам B2B условия возврата устанавливает Гражданский кодекс РФ и положения самого договора купли-продажи (по данным «Честного знака» на дату проверки). Значит, если в договоре нет специального пункта, вернуть товар можно только в общем порядке, а поставщик вправе отказать.

Вот минимум, который стоит обсудить с поставщиком до подписания договора:

• Что считаем браком — критерии качества и характеристики продукции: сроки, температура хранения, целостность упаковки, маркировка.
• Сроки возврата просрочки — например, «не позднее X дней до истечения срока годности» или «в день обнаружения истечения».
• Кто платит за вывоз — поставщик забирает товар своим транспортом или магазин отгружает за свой счёт.
• Порядок оформления — какой документ считается основанием возврата: акт, претензия, УКД, обратный УПД.
• Условия возврата части партии — можно ли сдать несколько единиц из коробки или только всю партию.

Таблица: какие ситуации бывают и что делать

Колонки названы по задачам, которые возникают на практике. Возьмите их как чек-лист: найдите свою строку, проверьте договор и документ.

В какой момент подписывать УПД, а когда отказываться

Самый простой путь — не принимать товар с браком. Если УПД ещё не подписан, от подписи можно отказаться и сообщить поставщику о возврате: по данным «Моего дела» этого достаточно, чтобы партия считалась непринятой.

Если УПД уже подписан или брак обнаружился позже на полке, схема сложнее. Тогда нужно оформить возвратный документ: по данным «Моего дела» это возвратный УПД либо УКД, а по данным «Честного знака» поставщик после согласования претензии формирует УКД, покупатель подписывает входящий УКД, и товар возвращается на баланс продавца.

Оба пути равноправны (по данным Selsup): УКД от поставщика или обратный УПД от вас. Главное — не остаться с подписанным документом и товаром, которого нет.

Коды маркировки: пока они за вами, товар ваш

Самое частое недоразумение — считать, что достаточно акта возврата. По данным Selsup, пока коды числятся за вами, товар для «Честного ЗНАКа» ваш, сколько бы актов вы ни подписали. Поэтому проверка кодов после возврата — такая же обязательная часть, как и подписание документа.

Порядок действий:

1. Согласовать с поставщиком претензию и состав возврата.
2. Получить УКД от поставщика или сформировать обратный УПД со своей стороны.
3. Указать в документе коды маркировки на каждую возвращаемую единицу.
4. Подписать входящий УКД (если документ идёт от поставщика) или дождаться подтверждения от него.
5. Проверить, что коды ушли с вашего баланса в системе.

Если товар с браком: что отправить вместе с возвратом

Сам документ возврата — не единственное, что попросит поставщик. По данным Cleverence, чтобы доказать обоснованность возврата, обычно нужны акт возврата, претензия, копии накладных, фото или видеофиксация недостатков.

Если поставщик привёз товар с недостатками, письменное уведомление о браке лучше отправить сразу, а затем претензию с одним из требований по качеству (по данным Roman Bobretsov). Это не гарантия, что поставщик согласится без спора, но без документов спорить будет не о чем.

Когда коды висят: что делать, если поставщик не подтвердил

Бывает, что товар увезли, а в системе ничего не изменилось. Это повод не считать вопрос закрытым. Стоит запросить у поставщика подтверждение возврата и хранить переписку: письменное согласование претензии, документы об отгрузке, скриншоты из системы.

Если поставщик отказывается принимать возврат или подтверждать документы, вопрос переходит в плоскость договора и претензионной работы. Здесь уже нужна помощь юриста или бухгалтера: сам факт отказа подтверждает позицию, но не заменяет документ.

Следующий шаг

Проверьте договор поставки: если в нём нет отдельного пункта о возврате просрочки и брака, это первое, что стоит исправить. Параллельно проверьте в системе маркировки, за кем числятся коды по последним возвратам. Если коды всё ещё на вас — начинайте не со списания, а с претензии поставщику.