Как составить график работы сотрудников на точке с тремя людьми

Где трое закрывают двенадцать часов. Как составить график работы сотрудников на точке

Понедельник, восемь утра, точка открывается, а один из трёх бариста пишет, что у него температура. Кто-то из двоих выходит на второй подряд, и с этого момента график пополз. Знакомая картина: пока все здоровы, 2/2 выглядит красиво, но считаться надо не в здоровую неделю, а в обычную. Ниже — три рабочих варианта для точки фастфуда, открытой семь дней по двенадцать часов, с часами каждого, переработками и ФОТ в месяц. Сразу скажем: втроём закрыть 84 часа в неделю без переработок нельзя ни при каком раскладе, и это главное, что нужно принять до составления графика.

Сколько человеко-часов требует точка с тремя людьми

Начнём с арифметики, от которой зависят все варианты. Точка работает двенадцать часов в день, семь дней в неделю — это 84 часа в неделю и примерно 360–372 часа в месяц в зависимости от числа дней. На одного сотрудника при 40-часовой неделе приходится в среднем 164–168 часов в месяц. Трое закрывают около 500 часов. Если бы все 84 часа недели стоял один и тот же человек, ему вышло бы 364 часа в месяц — вдвое больше нормы. Именно поэтому часы делят на трёх, и всё равно 84 часа недели нужно физически покрыть людьми, а сверх них ещё приёмку, уборку и подготовку к открытию.

Запас при этом почти нулевой: любая болезнь или отпуск сразу выбивает человека из графика, а остальные уходят в переработки. С 2/2 при двенадцатичасовых сменах за месяц может выйти 15–16 смен, то есть 180–192 часа на человека — больше нормы на 12–28 часов в месяц. Эти часы по закону надо оплачивать дополнительно: по статье 152 ТК РФ первые два часа переработки идут минимум в полуторном размере, остальные — в двойном. Сам режим работы смен и оплату подмены в выходной закрепляют в правилах внутреннего трудового распорядка или в трудовом договоре — это условие, которое стоит проверить с бухгалтером по вашим документам, а не готовая формула для любой точки.

Дальше в расчётах мы держим один ориентир по деньгам: двенадцатичасовую смену на точке фастфуда в примере считаем по 2 640 ₽, это примерно 220 ₽ в час. Ставка — из нашего примера, из расчёта опубликованного графика 2/2 для кафе; в вашем городе и с вашими людьми она будет другой. Подставьте свою, механика счёта не изменится.

Вариант 2/2: двое через двое, и куда утекают переработки

Самый популярный график для длинного дня. Двое сотрудников работают парами: два дня по двенадцать часов, два дня отдыхают. Третий подключается, чтобы закрыть дыры и дать двоим передышку.

Главная слабость не в деньгах, а в хрупкости. Пара — это единица, и выпадение одного сразу ставит второго в переработку, а третьего выдёргивает с выходного. Мы бы на такой точке заранее договорились, кто первый в резерве и сколько он получает за выход в свой выходной, — иначе каждый форс-мажор будет решаться в переписке в семь утра.

Вариант 5/2: девять часов смены и хозяин на подхвате

Другой подход — не тянуть смену в двенадцать часов, а резать день на девять: точка открыта с восьми до двадцати, значит, смена 5/2 по девять часов даёт 45 часов в неделю на человека.

Теперь честный счёт. Точке нужно 84 часа покрытия в неделю — это разница между восемью и двадцатью каждый день, включая субботу и воскресенье. Считаем не «сколько дают трое всего», а кто стоит в каждый из семи дней:

• будни, понедельник–пятница: 5 дней × 9 часов × 2 человека в день = 90 часов;
• суббота и воскресенье: 2 дня × 12 часов × 1 человек = 24 часа;
• итого по графику уходит 114 человеко-часов, из них 90 — в будни.

Вот и разрыв. Будни перекрыты с запасом: два человека в день дают 18 часов покрытия при нужных 12, то есть остаются 5 часов резерва в день на приёмку, уборку и подмену в час пик. А выходные держатся на одном человеке, и если это не хозяин, то кто-то выходит за доплату — или точка остаётся с одной парой рук на двенадцать часов. Именно тут 5/2 экономит переработки в будни и упирается в выходные.

Плюс 5/2 в том, что переработок почти нет, и расходы предсказуемы. Минус — выходные. Если вы сами готовы стоять на точке в субботу и воскресенье, это рабочий вариант. Если нет, добавьте в смету доплату за выходные, и она съест часть экономии.

Короткие смены: шесть часов и ротация, которая спасает от выгорания

Третий вариант — короткие смены по шесть часов и ротация. Втроём такой график выглядит так: точка работает с восьми до двадцати, день делится на две смены по шесть часов, и трое закрывают неделю, меняясь ролями. Утро и вечер достаются по очереди, чтобы ни у кого не было постоянного «плохого» слота.

Часов у одного выходит примерно 14 смен × 6 = 84 в месяц, то есть сильно ниже нормы — люди получат меньше денег, и это может им не понравиться. Зато короткая смена не убивает человека, ошибок меньше, и закрыть дыру в один день проще: кто-то берёт лишние шесть часов без двенадцатичасового марафона.

Короткие смены мы бы не советовали как единственный график: в час пик одного человека мало, а низкая загрузка превращает команду в подработку, и текучка растёт. Но как гибрид — короткие смены в будни и длинные в пятницу-субботу — схема работает: она даёт рукам гибкость, а людям — понятный ритм.

Что будет, когда кто-то заболеет

Ключевой вопрос, который отличает живой график от красивого в таблице. Втроём точка находится в состоянии «чуть-что — переработка», поэтому запас на больничный нужно планировать, а не надеяться на удачу.

У 2/2 запас нулевой: выпал один — второй выходит на двойную смену, и это переработка, которую надо оформить и оплатить. У 5/2 запас есть в будни, но не в выходные. У коротких смен — самый большой запас по часам, потому что человек может взять ещё шесть часов без критичной нагрузки. Наш вывод такой: график 2/2 подходит, только если у вас есть четвёртый человек на подмене или вы сами готовы встать на смену.

Практический приём, который мы советуем: держите в графике «буферную смену» — один день в неделю, который по очереди закрывает третий или четвёртый человек. Ничего не случилось — он отдыхает, случилось — выходит без аврала. И пропишите в правилах внутреннего трудового распорядка, как в вашей точке устроен учёт рабочего времени: при длинных сменах разговор обычно идёт о суммированном учёте, когда норму считают не за неделю, а за учётный период. Условия введения такого учёта и оплаты подмены — вопрос к бухгалтеру по вашим документам, и лучше закрыть его до публикации графика.

Как выбрать вариант под свою точку

Ни один вариант не выигрывает у всех. Выбирайте по трём вопросам: кто у вас на выходных, есть ли четвёртый на подмену и насколько вы сами готовы стоять за стойкой.

• Если вы готовы работать сами и хотите предсказуемый ФОТ — берите 5/2 с перекрытием в час пик.
• Если у вас есть четвёртый человек на подменах и людей надо держать на длинных сменах — 2/2 с оформленными переработками.
• Если текучка высокая и люди устают — гибрид: короткие смены в будни, длинные в пятницу и субботу.

Что бы вы ни выбрали, посчитайте ФОТ до утверждения графика, а не после. Переработки, доплата за выходные и подмены — это не сюрприз, а строка в расчёте.

Частые вопросы

Можно ли втроём закрыть точку, открытую 12 часов в день, без переработок? Нет. 84 часа в неделю на трёх человек при норме 40 часов в неделю дают избыточную загрузку, которая распределяется в переработки. Без четвёртого на подмену или участия хозяина не обойтись.

Нужен ли суммированный учёт рабочего времени? При сменном графике с длинными сменами мы советуем обсудить с бухгалтером суммированный учёт: он позволяет считать норму за учётный период и корректно оформлять переработки. Точный порядок и статьи, на которые он опирается, зависят от ваших условий.

Что делать, если сотрудник заболел в день смены? У вас должен быть заранее назван резервный человек и согласована оплата за выход в свой выходной. Без этого каждый больничный превращается в переговоры в последний момент.

Следующий шаг

Прежде чем утверждать график, посчитайте три вещи для своей точки: часы работы в неделю, норму часов на человека и разницу, которая уйдёт в переработки. Если разница большая, значит, вам нужен либо четвёртый человек, либо смена, которую вы закрываете сами. Выберите вариант из таблиц выше, поставьте буферную смену и посчитайте ФОТ целиком — с переработками и доплатой за выходные.

Тот же счёт работает и на две точки. Умножьте 84 часа покрытия на число точек — 168 часов в неделю, — и сразу видно, что тремя людьми это уже не закрыть: на второй точке нужен свой костяк плюс общий резерв на подмены, иначе обе дыры будете закрывать вы. Ориентир простой: считайте, сколько часов в неделю уходит у вас лично на каждую точку. Когда переработки и ваши смены на двух точках по деньгам дороже ставки управляющего с четвёртым сотрудником на подмену, дешевле взять людей, чем держаться на себе.

Если вы считаете такую точку и хотите сравнить, как устроены форматы с похожим режимом работы, посмотрите в нашем каталоге, с каким графиком работает каждая компания. А если разбираетесь, окупится ли точка с таким ФОТ, пригодится материал об экономике на чеке: сколько остаётся с чека.