Расходы при УСН в 2026: аренда, ремонт и роялти точки

Роялти пройдёт, а паушальный взнос — не всегда. Какие расходы точки примет упрощёнка

Открываешь таблицу расходов за квартал, и на каждой строке один и тот же вопрос: это вообще можно списать? С 1 января 2026 года перечень расходов при УСН «доходы минус расходы» стал открытым, и у владельца точки появился шанс провести то, что раньше бухгалтер откладывал в сторону. Но свобода не безусловная: расход должен работать на доход, быть оплаченным и подтверждённым документами. Ниже — что упрощёнка примет уверенно, где спорно и на чём обычно спотыкаются.

Правило с 2026 года записано в подпункте 45 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ: помимо привычного списка учёт ведётся по правилам главы 25 НК РФ. Для аренды, ремонта, роялти и рекламного сбора ничего не поменялось — у них свои подпункты в статье 346.16. А вот траты, которые раньше не влезали ни в один пункт, теперь проходят по общим основаниям.

Что вообще значит «открытый перечень» на практике

Три условия, без которых расход не принимают, — работа на доход, прямая связь с деятельностью и подтверждение первичкой. Оплата тоже нужна: при упрощёнке расход признаётся после того, как деньги ушли.

Владелец пекарни может защитить трату, которой нет в списке статьи 346.16, но ему придётся самому объяснить, как она приносит выручку. Здесь помогает связка с конкретным местом: договор на дезинсекцию с адресом пекарни, акт на вывоз тестовых отходов, договор на обслуживание кассового узла с номером аппарата, который стоит на стойке. Это разные траты с разными документами, и «уборка» одним словом их не объединяет. Личные покупки владельца, штрафы ГИБДД, представительские траты без программы — не защитить никак.

Мы советуем хранить не только чеки, но и документ, из которого видна связь с точкой: договор, счёт, акт с адресом заведения. Без этой связки даже честная трата превращается в спор с инспекцией.

Сколько это в деньгах

Допустим, у пекарни за квартал выручка 1 800 000 ₽, а оплаченные расходы — 1 200 000 ₽: аренда 300 000 ₽, ремонт помещения 150 000 ₽, роялти 60 000 ₽ и закупка сырья на остальное. Считаем по ставке 15% — регионы могут её менять.

Разница — 7 500 ₽ с одной строки на 50 000 ₽. Не космос, но каждая такая строка проходит по тому же принципу, и в год их набирается десяток. Если акт на эту трату подписан без адреса и предмета, налоговая находит этот же расход при проверке и доначисляет налог с базы 600 000 ₽ — то есть те же 90 000 ₽, плюс пени. Так ошибка в документах бьёт по деньгам заметнее, чем была выгода.

Аренда, ремонт и оборудование: что проходит без вопросов

Аренду учитывают по подпункту 4 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ, ремонт — по подпункту 3 того же пункта. По правилам главы 25 НК РФ арендный платёж признают по последней из двух дат: когда заплатили или когда получили услугу. С ремонтом важнее другое — обязанность ремонтировать должна быть записана в договоре с собственником. Если помещение чинит арендодатель, а вы оплатили ремонт вместо него, обосновать расход сложнее.

Амортизацию помещения при упрощёнке не считают: расход на покупку основного средства проходит с момента оплаты и ввода в эксплуатацию. Ту технику, которую вы поставили на баланс, ремонтируют отдельно от амортизации: расход признают по факту оплаты, после подписания акта.

Роялти, рекламный сбор и паушалка

Роялти — ежемесячные платежи за пользование интеллектуальными правами — проходит по подпункту 32 пункта 1 статьи 346.16 как периодические платежи за пользование правами. Платёж списывают в том квартале, когда он ушёл.

Рекламный сбор в пользу управляющей компании проводят по строке рекламных расходов: главное, чтобы договор и акт поясняли, за какую рекламу вы платите. Пустая строка «рекламный фонд» вызовет вопрос — в акте нужна расшифровка: что именно рекламировали и где.

С паушалкой сложнее. Она проходит, только если договор предоставляет права на изобретения, полезные модели, программы для ЭВМ, ноу-хау или другие результаты интеллектуальной деятельности. Это подпункт 37 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ — его стоит открыть и сверить с перечнем прав в своём договоре до подписания. Простое право пользоваться брендом, название и внешнее оформление — отдельная история, и при упрощёнке такой взнос обычно не проходит. Смотрите, что именно передаётся по акту — бренд или конкретная технология.

Комплект документов, который обычно у половины владельцев

Упрощёнка принимает расходы, если для них есть первичка. Без неё расход не защитить, даже если всё было на самом деле.

• Оплата — платёжное поручение, банковская выписка или кассовый чек.
• Аренда — договор, акт приёма-передачи помещения, акт за месяц.
• Закрывающие — акт, УПД, товарная накладная.
• Оборудование — счёт и документ о вводе в эксплуатацию.
• Оплата наличными — чек ККТ или бланк строгой отчётности.

Внутри нашей практики мы видим, что папка с документами собирается до того, как возникает спор, а не после. Один заказ с актом стоит на порядок дешевле судебного разбирательства.

Чек-лист: что владелец точки проверяет в первую очередь

Восемь строк, которые стоит пройти перед проверкой или до подписания нового договора с управляющей компанией.

Где владелец теряет деньги

Самая обидная потеря — когда расход оплатили, но не защитили из-за одного документа. Мы советуем сверять папку по кварталам, а не один раз в год: так вы успеете запросить акт у поставщика, пока он ещё готов его переподписать.

Вторая ловушка — собственник, который сам не ведёт расчёт, а подписывает то, что принёс сотрудник. Если точка на франшизе и роялти платится каждый месяц, ежемесячный акт от управляющей компании стоит читать сразу, а не подшивать в папку. В нём должны быть дата и сумма; если рекламный сбор идёт отдельной строкой, нужна расшифровка, что именно рекламировали. Когда акт пришёл размытым — предмет роялти назван общими словами или рекламная строка без пояснения, — запросите у УК корректный акт с расшифровкой до закрытия квартала. Если УК отказывается, зафиксируйте отказ письменно и покажите документы бухгалтеру или юристу: дальше это уже вопрос доказательств, а не вежливой переписки.

Что сделать до конца месяца

Соберите по одной папке на каждый расход квартала и ответьте на три вопроса: эта трата принесла выручку, она оплачена, на неё есть документ? Если хотя бы один ответ «нет», найдите недостающую бумагу, прежде чем списывать.

Если вы считаете аренду и ремонт для кафе, автомойки или пункта выдачи, в нашем каталоге франшиз можно сравнить форматы и посмотреть, сколько в каждом стоят взнос и текущие платежи. Отдельно про выбор системы налогообложения у точки разбирали в статье «Доходы» или «доходы минус расходы».

Один момент стоит держать в голове: решение по каждому спорному расходу в нашем материале носит общий характер. Конкретную строку вашей декларации стоит сверить с бухгалтером или уточнить в ФНС — правила меняются, и их привязка к вашей ситуации зависит от договоров.