Как удержать из зарплаты сотрудника: что законно вместо штрафа

Можно ли штрафовать продавца за опоздание или недостачу

Смена началась в девять, а продавец пришёл в половине десятого, и у двери уже стоит покупатель. Хочется вычесть из зарплаты — и тут же всплывает вопрос: а имею ли я право? Нет, штраф как меру взыскания Трудовой кодекс не знает вовсе. Но удержать из зарплаты сотрудника деньги законодатель иногда разрешает — за недостачу, брак, неотработанное время. Разница между «вычесть за опоздание» и «взыскать ущерб» не в названии, а в документах и сроках, и именно на ней ломаются разборы в трудовой инспекции.

Ниже — четыре меры, которые собственник точки реально применяет: штраф, депремирование, взыскание ущерба и дисциплинарное взыскание. По каждой — что говорит закон, как оформить и где чаще всего ошибаются.

Чем штраф отличается от остальных мер

Штраф — это вычет из зарплаты за дисциплинарный проступок, которого в ТК нет. Перечень дисциплинарных взысканий закрыт: замечание, выговор, увольнение (ст. 192 ТК РФ). Всё, что вы называете «штрафом за опоздание» или «штрафом за невыход», в этот список не входит.

А перечень случаев, когда из зарплаты можно что-то удержать, закрыт отдельно — ст. 137 ТК РФ, и расширительно его не толкуют. Удержание за опоздание сюда не попадает. Об этом писал «Гарант» в новости от 2025 года — у работодателя нет права удерживать из зарплаты суммы за опоздания, но можно не оплачивать то время, когда человек фактически не работал, если учёт рабочего времени ведётся корректно.

Отсюда первое практическое отличие, которое стоит держать в голове. Не заплатить за два часа, которых не было, — это не штраф, а расчёт по факту. Вычесть деньги за уже отработанное время в наказание за проступок — штраф, и он незаконен.

Штраф в этой таблице стоит первым только для контраста: применять его нельзя, сколько бы он ни казался удобным.

Лишить премии: законно, если премия прописана

Депремирование выручает в той ситуации, где штраф запрещён, — например за опоздание. Снижать премию закон позволяет, потому что она стимулирующая, а не гарантированная выплата. Дисциплинарным взысканием депремирование при этом не считается (перечень взысканий в ст. 192 ТК РФ не меняется) — так это разобрано в энциклопедии решений «Гаранта» о снижении премии за дисциплинарный проступок и в объяснении термина у РБК Life.

Но законность держится на одном условии: условия премирования и основания для снижения должны быть прописаны в локальном нормативном акте — положении о премировании, приказе, трудовом договоре. Нет в документах фразы о том, за что и на сколько срезается премия, — и любое снижение превращается в тот же запрещённый штраф, только названный иначе.

Депремирование идёт вместе с взысканием

Депремирование можно применять одновременно с замечанием или выговором, а не вместо них (ст. 192 ТК РФ трактуется именно так). Ограничение, о котором напоминают юристы: снижение премии привязывают к периоду действия взыскания, и месячная зарплата после такого снижения не должна уменьшаться больше чем на 20%. Это позиция юристов «Гаранта» в энциклопедии решений — отдельной статьи ТК про 20% при премии нет, 20% из ст. 138 ТК РФ — про удержания из зарплаты, и в своём положении о премировании ссылайтесь на неё осторожно, лучше согласовав формулировку с юристом.

Мы бы советовали на старте точки не сочинять систему премий на ходу, а один раз прописать в положении о премировании, за что сотрудник её теряет: опоздания, невыход на смену без предупреждения, недостача по итогам инвентаризации. Потом спорить о суммах будет проще — с человеком и с проверкой.

Недостача и брак: когда деньги взыскать можно

Вот сцена, знакомая каждому, кто держит магазин. Пересчитали товар после инвентаризации — не хватает на 12 000 рублей. Разбираться, куда делось, долго; проще вычесть из зарплаты продавца. Закон допускает взыскание ущерба, но с оговорками, и сумма редко бывает такой, как хочется.

Сколько можно взыскать

Общее правило — ответственность работника ограничена его средним месячным заработком (ст. 241 ТК РФ). Полную сумму ущерба взыскать можно только в случаях, которые ТК перечисляет отдельно: например, если ущерб причинён умышленно или с работником заключён договор о полной материальной ответственности. Обычный продавец без такого договора отвечает в пределах среднего заработка.

Из каждой выплаты удерживают не больше 20% (ст. 138 ТК РФ). Если средний месячный заработок продавца — 45 000 рублей, то потолок удержания за месяц — 9 000 рублей, даже при ущербе в 12 000. Остаток придётся тянуть несколько месяцев или взыскивать через суд.

Брак по вине работника

Отдельная история — брак. Если продукцию испортили по вине сотрудника, удержать стоимость можно в счёт убытков, но в тех же рамках: средний месячный заработок и 20% с выплаты. А брак не по вине работника оплачивается наравне с годными изделиями — об этом прямо сказано в правовой энциклопедии «Гаранта» об оплате труда при браке и невыполнении норм. То есть прежде чем удерживать, нужно доказать, что виноват именно человек, а не сырьё, оборудование или поставка.

Как оформить удержание и не нарушить сроки

Порядок здесь важнее суммы: нарушите его — и удержание снимут, даже если ущерб реальный. Работает следующая последовательность.

1. Зафиксировать ущерб. Проведите инвентаризацию или проверку и оформите акт. Без документа об установленной сумме ущерба дальше идти нельзя.
2. Взять письменное объяснение. Работник пишет, что произошло, по его версии. Отказ от объяснения оформляется актом.
3. Издать приказ об удержании. Если сумма не превышает среднего месячного заработка, взыскание идёт по письменному распоряжению работодателя — не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба (ст. 247 и 248 ТК РФ).
4. Соблюсти лимит. Не удерживать больше 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).
5. Остаток — через суд. Если ущерб больше среднего заработка или работник спорит, добровольное распоряжение не работает: только судебный порядок.

Ключевая деталь, на которой чаще всего теряют дело, — месячный срок. Он отсчитывается не со дня инвентаризации и не со дня, когда вы узнали о недостаче, а со дня окончательного установления размера ущерба после проверки и объяснений. Пропустили — распоряжение недействительно, и дальше только суд. Второй частый промах — не взять объяснение до приказа: формально всё сделано, а порядок нарушен.

Сумму мы считаем на примере, потому что без цифр разговор беспредметен. Продавец с зарплатой 45 000 рублей, недостача 12 000. Средний месячный заработок — 45 000, значит, потолок взыскания — 45 000, а месячное удержание — 9 000 (20%). Ущерб 12 000 растянется на два месяца: 9 000 и остаток 3 000 на следующий. Если бы недостача была 60 000, взыскать по распоряжению можно было бы только 45 000, а остальные 15 000 — через суд.

Для дисциплинарного взыскания свой порядок: затребовать объяснение, издать приказ, ознакомить работника под подпись, выдержать сроки (месяц со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни и отпуска). Замечание и выговор применяются за проступок, а не за недостачу как таковую — недостача взыскивается по правилам возмещения ущерба.

Чем рискуете, если ошибиться

Неправомерное депремирование и незаконное удержание — это не мелочь, которую проверка простит. По ст. 5.27 КоАП РФ нарушение трудового законодательства обходится должностному лицу в 1–5 тысяч рублей, юридическому — в 30–50 тысяч, об этом напоминает «Бухонлайн» в разборе депремирования. При повторном нарушении суммы выше.

Это ещё не полная цена ошибки. Удержанные деньги сотрудник, который пошёл в суд и выиграл, получает назад с процентами — по сути вы платите дважды за одну и ту же сумму. К этому добавляется смена без продавца в день разбирательства и срочный поиск замены: в рознице с текучкой это часы вашего времени и деньги на подмену, которые в отчётности не видно, потому что они не строка расходов, а потерянная выручка.

Наши наблюдения по точкам, которые разбирали: самые частые провалы — «мы всегда так делали, никто не жаловался» и «штраф в положении написан, значит, можно». Локальный акт не может отменить ТК. Если в положении о премировании написано «штраф за опоздание — 500 рублей», этот пункт недействителен с момента подписания, и первый же спор это покажет.

Какую меру выбрать под ситуацию

Универсального рецепта нет, и это хорошая новость: под каждое нарушение подходит своя мера.

Вот разница, которую полезно увидеть на нише. В пекарне смена начинается за два часа до открытия: пекарь раскатывает и ставит первую партию, к семи утра хлеб должен лежать на полке. Если пекарь опоздал на двадцать минут, магазин не потерял двадцать минут — он потерял партию, которую покупатели к открытию не получили. В акте вы пишете не «опоздал», а что произошло по факту: во сколько начал смену по графику, во сколько фактически, какая партия не вышла и сколько её недопекли. Дальше за неотработанные двадцать минут вы просто не платите — это расчёт. А последствия сорванной партии — это уже дисциплинарный проступок: замечание или выговор, и параллельно депремирование, если в положении о премировании прописано именно «срыв партии к открытию», а не «опоздание». Разница принципиальная: опоздание видно по табелю, а срыв партии виден в акте, и по акту управляющий сможет применить меру без вас.

• Опоздание. Не оплачивайте фактически неотработанное время — это расчёт, а не наказание. Хотите последствий посерьёзнее — замечание или выговор, затем депремирование по прописанным условиям.
• Невыход на смену без предупреждения. Дисциплинарное взыскание: объяснение, приказ, ознакомление. Депремирование — параллельно, если условие в ЛНА.
• Недостача по итогам инвентаризации. Акт, объяснение, приказ об удержании в пределах среднего заработка и 20% с выплаты, остаток — через суд.
• Брак по вине работника. То же, что с недостачей, но сначала докажите вину: без этого брак оплачивается как годная продукция.
• Систематические нарушения. Сначала разговор, потом документы: без письменной фиксации увольнение за неоднократное неисполнение обязанностей не выдержит проверки.

Отдельно скажем про франшизу. Стандарты управляющей компании могут требовать дисциплины на точке — форма, график, скрипты. Но эти требования не дают права штрафовать: УК не ваш работодатель, а у вас остаются рамки ТК. Если стандарты УК конфликтуют с тем, что позволяет закон, спор решается не в пользу стандартов, и это стоит держать в голове, когда вы подписываете договор.

Что сделать на этой неделе

Пока конфликт не случился, дешевле навести порядок в документах, чем разбираться потом. И писать эти документы стоит сразу так, будто применять их будет другой человек, а не вы.

1. Перепишите положение о премировании как инструкцию для управляющего: перечень нарушений, размер снижения, кто фиксирует, в какой срок и каким документом. Не «по усмотрению руководителя», а конкретно: продавец опоздал на 15 минут — замечание, срыв партии к открытию — выговор и снижение премии на такой-то процент. Тогда человек, который впервые выйдет на смену вместо вас, откроет положение и поймёт, что делать, без звонка в другой город.
2. Уберите из всех документов слово «штраф»: в приказах, положениях, памятках для персонала. Оно либо не работает, либо превращает вашу меру в незаконную.
3. Заведите папку с актами инвентаризации и объяснительными — на случай спора.
4. Сделайте памятку «за какое нарушение какая мера» на одну страницу с формой акта и порядком: кто составляет, что в нём пишет, кому передаёт. Её управляющий должен суметь применить сам, а вы — только проверить по возвращении. Пока такой памятки нет, любая точка, где вас нет физически, работает по устным договорённостям, а они в споре не весят ничего.

Если вы считаете такую точку, в нашем каталоге можно сравнить форматы по нишам и посмотреть, как устроены бизнесы рядом.