Сезонность бизнеса: как пережить слабые месяцы и не распустить людей

Мёртвый сезон: как сезонной точке пережить слабые месяцы и не распустить людей

В июне у детского центра расписание полупустое, у кофе с собой зимой утренний поток падает вдвое, а аренда, зарплаты и роялти приходят по календарю, а не по выручке. Сезонность бизнеса не сюрприз: слабые месяцы повторяются каждый год, и деньги на них надо откладывать в сильный месяц, пока в кассе есть что откладывать. Ниже — расчёт резерва по прошлогодним месяцам, способ собрать фонд к первому тихому месяцу и решение по сменам, если поток упал.

Почему слабый месяц застаёт врасплох

Владелец знает, что август будет тихим, но в августе он видит пустой зал и не трогает резерв, потому что «не сезон — переждём». А в сентябре выясняется, что резерв проеден, и на старт высокого сезона денег на закупку и рекламу уже нет. Финансирование слабого месяца начинается за полгода до него, и удаётся оно тем, кто заранее посчитал эти месяцы теми же цифрами, что и сильные.

Считать удобно по коэффициенту сезонности: выручка месяца, делённая на среднемесячную выручку года. Берут данные за два-три сезона и усредняют одноимённые месяцы. Если сложить коэффициенты двенадцати месяцев и выходит около 12, счёт верный, и видно, какие месяцы у точки действительно провальные, а какие просто пониже.

Сколько денег нужно на слабый месяц

Резерв на спад собирают из постоянных расходов месяца слабого сезона. Постоянные — те, что не зависят от числа гостей: аренда, оклады в штате, роялти, охрана, интернет. Переменные — закупка и сдельная часть оплаты — падают вместе с выручкой, их в подушку не закладывают. Поэтому подушка и выходит меньше, чем кажется, когда считаешь от всей выручки.

Дальше — число слабых месяцев и запас сверху. В отраслевой практике встречается простая формула: постоянные расходы месяца × число слабых месяцев × 1,2. Множитель 1,2 — те самые 20% запаса на сдвиг дат платежей и неожиданный провал глубже прошлогоднего.

Пример на вымышленной точке — кофейне с собой у метро. Постоянные расходы 250 тысяч рублей в месяц, провальные месяцы — июнь, июль, август. По формуле подушка около 900 тысяч рублей. Если постоянные расходы 300–400 тысяч, а слабых месяцев три, выходит 1,1–1,4 млн рублей. Мы советуем брать верхнюю оценку: недобор подушки хуже, чем лишние сто тысяч на счёте.

Таблица — не прогноз. Выручка в ней из прошлого года, и её обновляют после каждого сезона, а не переносят из года в год. Одна оговорка к колонке «Нужный резерв»: в июле и августе дефицит по факту не 250, а 250 минус переменные расходы, которых в этих месяцах почти нет. Так что 250 тысяч в июне — это оценка сверху, а к августу честнее подставить свою цифру дефицита, иначе резерв будет собран с избытком.

Если хочется понять, выдерживает ли точка собственную экономику в спокойные дни, посмотрите наш разбор юнит-экономики точки: сколько остаётся с чека — он показывает, какая доля чека уходит на расходы ещё до того, как вы начнёте считать резерв.

Как накопить подушку, когда все деньги уходят в смену

Подушку собирают не с прибыли под конец года, а с каждого сильного месяца, и процент считают не «на глаз», а от нужной суммы и оставшегося времени.

Разберём на том же примере кофейни. Нужно 900 тысяч рублей на июньские, июльские и августовские постоянные расходы. Копить начинаем с сентября — первого месяца после лета, когда выручка вернулась к 650 тысячам. Сильных месяцев до июня пять: сентябрь, октябрь, ноябрь, декабрь, январь. Февраль, март, апрель и май — это месяцы, когда вы продолжете накапливать на следующий сезон, но зачесть их в этот фонд нельзя: если сезон снова просядет, часть отложенного уйдёт не туда. Поэтому 900 тысяч делим на пять: по 180 тысяч в месяц. От выручки сентября в 650 тысяч это 28%, от октября и ноября — около 21–24%. Это и есть «10–15% выручки» или «20–30% сверхприбыли» из чужих советов — не заданная норма, а ответ на вопрос, сколько нужно отложить на конкретной базе. Чем ближе первый слабый месяц и чем ниже выручка сильного, тем выше процент; чем больше месяцев в запасе, тем меньше.

Проверить расчёт просто: 180 × 5 = 900 тысяч ровно к июню. Если выкладка не сходится, значит, либо лишний месяц взят в сильные, либо сумма резерва посчитана от выручки, а не от постоянных расходов.

Отдельная строка — календарь. Считать полезно по отчёту о движении денег, а не по выписке со счёта: в выписке видно, сколько пришло, но не видно, на что ушло. В отчёте у каждой траты есть категория, и вы вовремя заметите, что подушка уходит на новый декор или ремонт зала.

Второй приём — цена. Несезонные расходы закладывают в цену в сезон: если известно, что летние месяцы приносят меньше, чем нужно для безубыточности, часть этой суммы должна вернуться с осени. Здесь важна арифметика чека. Если дефицит сезона 300 тысяч рублей и точка продаёт 30 тысяч чеков за сезон, то надбавка — 10 рублей к чеку. Если чеков 7 500 за сезон, это уже 40 рублей к среднему чеку в 250 рублей, то есть 16%. Первый вариант гость не заметит, второй — заметит и сравнит с соседом. Поэтому цену поднимают на столько, сколько читается как норма, а остаток дефицита гасят из фонда, а не из одного чека.

Что делать с людьми в низкий сезон

Самый дорогой и самый спорный пункт. Уволить всех и набрать к осени — значит потерять обученных людей, которые знают вашу кассу, ваших гостей и ваши стандарты. Держать всех на полных сменах при упавшем потоке — значит проесть резерв на выплаты.

Наш опыт показывает три рабочих варианта, и для точек с разным потоком побеждает разный.

• Ротация смен. В слабые месяцы меньше людей в смене и короче смены, но минимальный состав сохраняется, чтобы качество не просело.
• Частичная занятость и внутренние задачи. Свободные часы в смене отдаём подготовке к сезону: обновить скрипты, почистить клиентскую базу, разобрать склад, обучить новую смену.
• Временные люди на пик. На высокий сезон набирают смену по срочным договорам, а в низкий её нет: оклад постоянной команды остаётся меньше.

Как выбрать между ними, видно на той же кофейне с постоянными расходами 250 тысяч. Если летом поток падает вдвое, а в смене два бариста на полный день, ротация режет смену, скажем, до одного бариста и четырёх-пяти часов пика — это дешевле, чем держать двоих. Если формат такой, что в пик нужна третья пара рук, а в тихий час её нет, выгоднее держать двоих в штате и добавлять временного бариста только на летние праздники и выходные. Если команда большая — пять-семь человек — и поток в несезон падает не на половину, а на треть, ротация даст мало: проще перевести часть людей на частичную занятость с внутренними задачами и не искать новых к осени. Общее правило простое: чем меньше команда и чем сильнее падение потока, тем ближе ротация; чем больше команда и чем меньше падение, тем выгоднее частичная занятость; временные на пик имеют смысл, только когда несезонный поток всё равно требует полного штата.

Срочный трудовой договор до пяти лет — законная форма для временного пика. Важно не делать вид, что человек на срочном договоре постоянный: в договоре должны быть основание и срок, а условия работы — не хуже, чем у постоянных сотрудников на тех же задачах. Если тема для вас новая, лучше показать договор юристу, прежде чем подписывать с новой сменой.

Отдельная история с людьми на самозанятости и сотрудниками, которые работают за процент с выручки. В слабый месяц их выплаты падают сами, и это не про справку, а про договорённость: договоритесь об этом заранее и запишите в договор, а не сообщайте в июле по факту.

Что резать, а что не трогать

Соблазн сократить всё подряд велик, но не всё можно вернуть так же легко, как отменить. Закупку и промо можно сократить быстро и вернуть к сезону. Ремонт, обучение и проверки лучше перенести, а не отменить: отмена вернётся в самый неподходящий момент. Аренду пересмотреть сложно, но если у вас длинный договор и пустой зал летом, стоит поговорить с арендодателем о сезонном графике платежей заранее — в марте, а не в июне.

Отдельно — управляющая компания, если вы работаете по франшизе. Роялти и рекламный фонд с базой, обязательные поставщики и стандарты не подстраиваются под ваш слабый месяц. В договоре стоит посмотреть, есть ли сезонные исключения, можно ли согласовать паузу или снижение взноса. Если нет — эта строка в подушке стоит постоянной величиной, её не резать.

Что меняется, когда открывается вторая точка

С двумя точками формула не меняется, а меняется база. Считают резерв по каждой точке отдельно: у кофейни у метро и кофейни в бизнес-центре разные аренда, оклады и слабые месяцы, и общий фонд на двоих скрывает, что одна точка съедает подушку другой. Общая касса допустима только при общем графике платежей и одном управляющем, который видит обе выручки, — иначе фонд путается, и в июле никто не знает, чей резерв проеден.

С людьми проще: график смен на слабый сезон тоже считают отдельно, а управляющий сам держит его по обеим точкам, когда обязанности по найму и сменам уже переданы ему, а не висят на владельце между звонками. Найм управляющего имеет смысл тогда, когда владелец перестаёт стоять за стойкой и работать операционно, — иначе он платит за координацию, которую делает сам. Мы советуем не открывать вторую точку на ноль в кассе первой: сначала резерв первой должен выйти на нужную сумму, иначе первая и вторая упадут в один месяц.

Когда начинать готовиться к следующему спаду

Готовиться стоит не в мае, а сразу после высокого сезона: у вас есть деньги и свежие цифры. Тогда подушка успевает собраться, а график на слабые месяцы обсуждается с людьми до того, как сентябрь принесёт поток и разговоры станут неудобными.

Если прямо сейчас вы выбираете, в каком формате вести точку, посмотрите, как устроены компании в нашем каталоге FranchPulse: там видно цену входа, роялти с базой и число точек. Проверьте цифры своей точки теми же полями — это честный способ сравнить себя с форматом, а не только с соседом по улице.