Инвентаризация в аптеке: что считать отдельно и как сверить маркировку

Инвентаризация в аптеке: что пересчитать отдельно и как не сбить остатки в маркировке

Открываете шкаф с препаратами, которые считаете по журналу, запускаете систему мониторинга — и цифры не сходятся: в журнале одно, в системе другое, на полке третье. Сами полки пересчитать мало. В аптеке инвентаризация складывается из трёх счётов: обычный товар, препараты предметно-количественного учёта (ПКУ) и маркированные лекарства, где остаток живёт не только в тетради, но и в системе. Для заведующей это ещё и вопрос ответственности: одну часть расхождений закрывают документами, другую — сообщением в органы, и срок на это короткий.

Ниже — порядок, по которому удобно пройти день пересчёта, и таблица, где для каждой группы видно, как её считать, с чем сверять, как оформлять нехватку и на чём держится правило.

С чего начать, чтобы пересчёт не развалился

Сначала решите, что идёт отдельной ведомостью, а что пулом по полкам. Если смешать маркированные упаковки с обычным товаром в одной строке инвентаризационной описи, потом не понять, расхождение относится к позиции или к её коду.

Мы бы шли в таком порядке:

1. Приказ и комиссия. Состав комиссии назначьте приказом по аптеке до начала пересчёта — тогда запись в описи станет действием по приказу, а не чьей-то инициативой.
2. Разделение по группам. Отдельно — препараты ПКУ, отдельно — всё маркированное, отдельно — остальной товар.
3. Пересчёт ПКУ. Его обычно ведут вместе с проверкой наркотических и психотропных препаратов, поэтому одну процедуру не стоит разбивать на два дня: так контроль за движением остаётся целостным.
4. Сканирование маркированных упаковок. Здесь важен код с упаковки, а не только количество.
5. Пул обычного товара. Полки, склад, витрины, карантинные зоны.
6. Свод расхождений и оформление. Каждую нехватку — по правилу своей группы.

Разделение по группам защищает и от ошибки с ПКУ. Перечень таких препаратов утверждает Минздрав; действующий список с 1 сентября 2024 года закреплён приказом Минздрава от 1 сентября 2023 года № 459н, а порядок включения препаратов в перечень — приказом от 20 января 2014 года № 30н. Перед пересчётом сверьте журналы с действующим перечнем на дату: препарат мог в него попасть, остаться на полке и при этом не попадать в отдельную ведомость. Списки меняются, поэтому открывайте текст приказа, а не прошлогоднюю распечатку.

Какие группы считают отдельно и с чем сверяют

В таблице — по строке на группу. Колонки названы так, как вы будете спрашивать друг у друга в день пересчёта.

Последние две строки — ваша внутренняя дисциплина: правило здесь задаёт аптека, а не закон. Зато именно в них оседает большинство мелких нехваток, которые потом всплывают как «пропало из зала».

Почему ПКУ пересчитывают не так, как остальную полку

Препараты ПКУ считают не по коробкам, а поштучно и обязательно сверяют фактический остаток с записью в журнале. На последнее число месяца уполномоченное лицо сверит фактический остаток с остатком по журналу и внесёт запись.

Если пересчёт пришёлся на середину месяца, журнал всё равно остаётся точкой отсчёта, но порядок другой. Пересчёт на середину месяца — это текущая сверка: результат фиксируют в ведомости и акте комиссии на дату пересчёта, а найденные расхождения закрывают сразу, не дожидаясь конца месяца. Запись о сверке фактического остатка с журналом на конец месяца делают отдельно, уже по остаткам последнего числа, — и вносит её то же уполномоченное лицо. Распространённая ошибка — написать в журнал по итогам середины месяца и на этом успокоиться: тогда на конец периода запись окажется не о той дате.

Удобно начинать с журналов, а не с полок. Выпишите на лист остаток по каждой позиции ПКУ и идите со списком к шкафу: сразу видно, где расхождение очевидно, и мелкие упаковки не теряются в общем потоке.

Наркотические и психотропные препараты идут одной процедурой с ПКУ, но правило по расхождениям строже. Если выявили расхождение между данными бухгалтерского учёта и результатами пересчёта, аптека обязана в трёхдневный срок после обнаружения проинформировать органы внутренних дел — так эту обязанность описывают отраслевые разборы порядка инвентаризации в аптеке. Три дня — срок на сообщение, а не на поиск пропажи: не стоит тратить его на попытки найти бумаги, которых уже нет.

Как не сбить остатки в маркировке

У маркированных препаратов сверяют не только количество, но и коды маркировки и статусы в системе мониторинга движения лекарственных препаратов. Это главная ловушка пересчёта: на полке упаковка есть, а в системе она уже выбыла — например, продали на кассе, но продажа не прошла; или наоборот, система показывает остаток, которого на полке нет.

Сканируйте каждый код, а не считайте «штуки на полке». Когда код и статус не сходятся, фиксируйте это отдельной строкой в ведомости — с кодом упаковки, датой и тем, что показала система. Такая строка потом либо подтвердится, либо превратится в документ.

Найденная упаковка без информации о выбытии до оформления документа 552 в общий остаток не идёт. Держите её отдельно — на полке карантина или в отдельной зоне — и в ведомости указывайте отдельной строкой, со статусом «найдено, выбытие не подтверждено». Итоговая цифра расхождения складывается из двух чисел: нехватки по системе и этой найденной позиции. Если оставить упаковку в общем остатке, она уравновесит нехватку на бумаге, а после списания документом 552 остаток просядет ещё раз — и вы получите двойное расхождение.

Сколько времени это стоит, зависит от числа строк, а не от размера зала. Каждый код на полке — это скан, сверка со статусом и, если статус не сходится, отдельная строка в ведомости. На терминале сбора данных сканирование идёт заметно быстрее, чем перенос кодов в таблицу вручную. Если в аптеке сотни маркированных позиций, заведующей с двумя сотрудниками тяжело и пересчитывать, и сканировать одновременно: один человек на сканер на полдня обычно освобождает остальных для поштучного счёта ПКУ и обычного товара. Решать стоит по числу строк, которое вы видите в системе до пересчёта: если маркированных позиций много и продажи идут через кассу каждый день, отдельный человек на сканирование окупается уже тем, что смена не встаёт на полдня в одном проходе.

Если информации о выбытии препарата нет, сведения о выводе из оборота в системе мониторинга оформляют документом 552 — «Регистрация в ИС МДЛП сведений о выводе из оборота лекарственного препарата по различным причинам» с типом 23 «списание лекарственных препаратов при отсутствии информации согласно БП». Эту схему описывает официальное разъяснение «Честного знака». Проще говоря: упаковка нашлась в системе, а следов продажи или перемещения нет — этот факт оформляют документом, а не оставляют висеть в остатках.

Перед пересчётом полезно пройтись по ленте движений и понять, как товар вообще меняет статус: маркировка — тот же учёт, только вместо тетради система, и у неё свои правила выбытия.

Какие расхождения оформляют документом, а какие сообщением

Разница простая: обычная нехватка — это акт, а нехватка по наркотическим и психотропным препаратам — ещё и сообщение в органы.

1. Обычный товар и маркировка. Акт о расхождениях, решение о списании или дооприходовании, запись о причине. Для маркированных позиций — документ 552 с типом 23, если нет информации о выбытии.
2. ПКУ. Запись уполномоченного лица о сверке фактического остатка с журналом на конец месяца; при пересчёте в середине месяца — ведомость и акт на дату пересчёта, а запись в журнал — отдельно, по остаткам последнего числа.
3. Наркотические и психотропные препараты. При расхождении с данными бухгалтерского учёта — информирование органов внутренних дел в трёхдневный срок после обнаружения.

Не оставляйте расхождения «на потом, до следующего месяца»: накопленная нехватка по ПКУ выглядит хуже, чем небольшая, оформленная вовремя. И проверьте, кто у вас уполномоченное лицо для записи в журнале: если в приказе одно имя, а записи делает другое, при проверке это первая нестыковка.

Что подготовить до дня пересчёта

Выпишите действующий перечень ПКУ на дату пересчёта и сверьте с ним журналы; проверьте, кто уполномочен делать запись о сверке остатков; заранее соберите форму для строк с расхождениями по кодам маркировки; посчитайте, сколько маркированных позиций в системе, и решите, нужен ли отдельный человек на сканирование. Если нехватка коснётся наркотических и психотропных препаратов, помните про три дня на сообщение в органы.

Мы считаем, что эти шаги снимают большую часть потерь и штрафов ещё до того, как комиссия возьмёт в руки первую упаковку. А если вы держите небольшой розничный формат и прикидываете, как такая точка живёт по деньгам, в нашем каталоге можно посмотреть, как устроены похожие аптечные форматы у размещённых у нас компаний.