Инвентаризация в пекарне: как сверить муку и молоко с техкартами

Мука сходится, а деньги нет. Как проводить инвентаризацию в пекарне

Бухгалтерия показывает минус, а склад вроде бы полный: мука приходит по накладным, уходит в тесто, но в конце месяца не сходится. Обычно причина не в краже, а в том, что сырьё никто не сверял с техкартами — считали булки на витрине, а не килограммы внутри. Инвентаризация в пекарне начинается с муки, молока и заготовок, а не с готовой продукции: так расхождение становится видно в рублях, а не в общих словах про «порядок на кухне».

Ниже — как устроена такая сверка, как посчитать расход по технологическим картам и что делать с разницей.

Зачем считать сырьё, а не готовые булочки

Готовая продукция обманывает: часть её не продана, часть списана, а часть ещё стоит в печи и в расстойке. Считать проще от сырья — сколько муки и молока ушло со склада и сколько должно было уйти по норме.

Плановую инвентаризацию сырья проводят регулярно, минимум раз в месяц, а не раз в год перед налоговой: сверяют фактическое наличие с данными в учётной системе и фиксируют расхождения ведомостью остатков, актом инвентаризации и актом списания (разбор учёта в пекарне). Частота — ваш выбор: кто-то сводит сырьё каждую неделю, кто-то раз в месяц. Чем дороже сырьё и чем больше точек, тем чаще имеет смысл смотреть.

Правила организации технологического процесса на хлебопекарных предприятиях (утверждены Минсельхозпродом РФ 12.07.1999) прямо предписывают на 1-е число каждого месяца определять остатки незавершённого производства — заварки, закваски, тестовые заготовки, хлеб в печи — и выражать их в массе муки и другого сырья (правила). Это не формальность: без такого пересчёта месячный расход муки в отчёте будет неправдой.

Что считать сырьём, а что заготовкой

Граница простая: сырьё — то, что пришло со склада и ещё не стало тестом; заготовка — то, что уже замешано, но не продано. Путать их нельзя, иначе мука посчитается дважды.

• Сырьё: мука, молоко, сахар, масло, начинки, дрожжи. Считаете по весу на складе и на производстве.
• Незавершённое производство: заварки, закваски, тестовые заготовки, хлеб в печи. Пересчитываете в муку по норме.
• Готовая продукция: то, что уже испечено и лежит на витрине или в лотках.

Молоко в кофейне живёт по тем же правилам, что молоко в пекарне: это скоропорт со сроком, поэтому его расхождение видно быстрее всего. Если молоко уходит «на глаз» в капучино, разница накопится за неделю.

Как посчитать расход по техкартам и найти разницу

Технологическая карта фиксирует граммовку каждого ингредиента, нормы припека и упека и выход готового изделия. Это и есть эталон: по нему считаете, сколько сырья должно было уйти на фактический выпуск.

Формула месячного расхода в учёте хлебопекарного производства такая: сырьё, отпущенное со склада, плюс остаток незавершённого производства на начало месяца, минус остаток на конец месяца. Получаете фактический расход. Дальше умножаете выпуск по каждой позиции на норму из техкарты — получаете расчётный расход. Разница между ними и есть ваша потеря или неучтённый приход.

Нормативы считают с учётом припека и упека: тесто теряет влагу в печи, и без этой поправки любой выход будет выглядеть завышенным. А если расход каждой смены не сравнивать с нормативом регулярно, отклонения остаются незамеченными месяцами — именно так и копится фудкост (о контроле в пекарне).

Вот как выглядит сверка на примере небольшой пекарни за месяц. Для расчёта мы взяли условные цены; вам нужно подставить свои из накладных.

Итого 6 400 ₽ за месяц — это и есть та сумма, которую не видно в отчёте о продажах. Для точки с выручкой в несколько сотен тысяч рублей это немного, но за год набегает на ощутимую сумму, и большая её часть — не воровство, а невнимательность к граммовке.

Это пример, а не норма потерь. В разных пекарнях разница будет своей, и нулевой она не станет никогда: хлеб пекут руками, а не станком.

Куда чаще всего утекают мука и молоко

Разницу в рублях находят быстро, а причину — нет. Чтобы понять, что именно случилось, разложите расхождение по типовым каналам.

1. Порции «на глаз». Бариста наливает молоко до края питчера, пекарь добавляет муку «пока не встанет тесто». Без техкарты на рабочем месте граммовка гуляет, и никто этого не замечает.
2. Незаписанный брак. Сгоревшая партия, упавшее тесто, обрезки — всё это уходит в мусор, но не в акт списания. На бумаге сырьё израсходовано на продажи, а на деле — в никуда.
3. Списание без причины. В учёте сырьё списывают на порчу, технологические потери, тестирование и брак, но не всегда записывают, что именно и почему. Через месяц понять это уже невозможно.
4. Устаревшие техкарты. Если начинку готовят по рукописной записи, а не по обновлённой технологической карте, норма в системе и норма на кухне расходятся с первого дня.

По отраслевому чек-листу контроля пекарни вес полуфабрикатов, тестовых заготовок, дозируемой начинки и готового изделия должен совпадать с данными техкарты, а результаты контроля фиксируют в бракеражном журнале; технологические карты на начинки должны быть обновлёнными, без рукописных вариантов (чек-лист аудита).

Практический приём: в листе учёта сырья заведите колонки с датой, ингредиентом, количеством и причиной списания — по такому шаблону списание по причинам видно без пересчёта всего месяца (шаблон учёта). Тогда к концу месяца вы увидите, куда уходит фудкост — на брак, на перерасход или на «на глаз». Это проще, чем искать виноватого.

Что делать после того, как расхождение нашлось

Расхождение — это не приговор, а сигнал. Сначала определите, в каком канале оно возникло: если разница сосредоточена в одной позиции — ищите техкарту; если размазана по всему списку — скорее всего, дело в граммовке и учёте.

Что помогает в большинстве пекарен:

• взвешивать остаток в открытом мешке и открытой упаковке на конец периода, а не считать «примерно половину»;
• пересчитывать закваску и заготовки в муку по норме на 1-е число — как предписывают правила организации технологического процесса;
• поставить техкарты на рабочее место, чтобы граммовку видел каждый на смене;
• вести списания сразу, а не вспоминать в конце месяца.

Если речь идёт о точке по франшизе, стоит уточнить у управляющей компании, чьи техкарты действуют: стандарты сверху часто задают граммовку и нормы списания, и ваша локальная таблица должна с ними совпадать. Расхождение в такой ситуации — это ещё и вопрос, который нужно задать куратору.

С второй точкой или второй сменой сверка ломается не в формуле, а в людях: техкарта на стене работает, пока рядом кто-то следит, а списание сразу держится на привычке конкретного пекаря. Тогда без управляющего или старшего смены сводить сырьё нужно чаще — например, по каждой смене, а не раз в месяц, — иначе разница всплывёт, когда её уже не найти. Если вы присматриваетесь к готовым форматам, в каталоге франшиз видно, как устроены сети и что обычно остаётся на управляющей компании.

С чего начать на этой неделе

Возьмите три позиции, которые дороже всего стоят в закупке, — обычно это мука, масло и молоко. Сведите их за последнюю неделю от остатка на начало, прихода и продаж по техкартам.

Порог «разница больше 3–5%» — наше рабочее правило, а не отраслевой норматив, и считать его нужно от расчётного расхода по техкартам в рублях, а не от закупки. На примере муки: по техкартам должно уйти 480 кг, в закупке это около 48 000 ₽ при условной цене 100 ₽ за килограмм; 3–5% от этой базы — 1 440–2 400 ₽. Разница по муке в 1 300 ₽ в такой базе ещё объяснима пересыпом, а 8% — уже 3 840 ₽: это не «плохо» само по себе, но сигнал разобрать причину по списку выше, а потом сравнить с прошлой неделей и с другими позициями. Если разница больше этого коридора, скорее всего, окажется либо незаписанный брак, либо граммовка на глаз.

Частые вопросы

Как часто проводить инвентаризацию сырья? Отраслевая практика — регулярно, минимум раз в месяц по сырью, часто — раз в неделю. Остатки незавершённого производства правила организации технологического процесса предписывают определять на 1-е число каждого месяца.

Что считать незавершённым производством в пекарне? Заварки, закваски, тестовые заготовки, хлеб в печи и подобные полуфабрикаты. Их пересчитывают в массу муки и другого сырья по нормам.

Почему расход по техкартам и фактический расход не совпадают? Чаще всего из-за граммовки «на глаз», незаписанного брака, списаний без причины и устаревших техкарт. Нормативы считают с учётом припека и упека — без этой поправки сравнение завышает выход.

Нужны ли техкарты, если пекарня небольшая? Да: без них не с чем сравнивать фактический расход. Технологическая карта фиксирует граммовку, припёк, упёк и выход изделия — это единственный эталон расчёта. По отраслевым чек-листам карты на начинки должны быть обновлёнными, без рукописных вариантов.