Договор аренды нежилого помещения с физ лица: кто платит НДФЛ

Помещение сдаёт обычный человек, не ИП: почему НДФЛ за него придётся платить вам?

Вы нашли помещение под точку, арендодатель — обычный человек с паспортом, ставка ниже, чем у соседнего бизнес-центра, и вроде бы всё хорошо. Только в договоре появляется пункт про налог, и непонятно, кто его платит и во что это превратится к концу месяца.

Если помещение сдаёт человек без статуса ИП, а арендует организация или ИП, закон делает вас налоговым агентом по НДФЛ: вы считаете налог с арендной платы, удерживаете его из выплаты арендодателю и перечисляете в бюджет. Это прямо следует из п. 1 ст. 226 НК РФ (по состоянию на дату источника). Арендодатель получит на руки меньше, чем написано в договоре, а у вас прибавится отчётность.

Ниже — почему так, чем аренда у самозанятого и у ИП отличается и как посчитать полную цену метра так, как её увидит владелец точки: с налогом, коммуналкой и бухгалтером в одной строке.

Почему налог с вашей аренды удерживаете вы

Арендодатель-физлицо не выставляет счёт с НДС и не подаёт декларацию по этой аренде сам — за него это делает плательщик. Выплачивая арендную плату, вы удерживаете НДФЛ из каждой выплаты и перечисляете его в бюджет. Удержать можно только из дохода, который вы платите: доплачивать из своего кармана за арендодателя закон вас не обязывает.

Переложить налог на арендодателя договором не получится. Пункт «НДФЛ уплачивает арендодатель самостоятельно» на практике не работает: обязанность агента остаётся у вас, и при каждой выплате налог всё равно удерживается. Слова в договоре здесь ничего не меняют.

Ставка — прогрессивная: 13% с дохода до 2,4 млн ₽ в год и 15% с суммы сверху (по состоянию на дату источника). Для нежилого помещения в справке и расчёте указывается код дохода 1402. Страховые взносы на арендную плату физлицу не начисляются.

Оплата коммунальных услуг по счётчикам доходом арендодателя не считается: если вы возмещаете ему воду и электричество по факту, НДФЛ с этой части не удерживается. А вот фиксированная «коммуналка», включённая в ставку, — уже часть арендной платы, и налог считается со всей суммы.

Физлицо, самозанятый или ИП: сравниваем на одних условиях

Тип арендодателя меняет не только цену, но и то, сколько документов вам оформлять и кто отвечает перед налоговой.

По таблице видно главное: сэкономленная ставка у частника почти всегда частично уходит на налог и на вашу бухгалтерию. У ИП вы платите ровно то, что написано, но ставка обычно выше — он закладывает в неё свои 6% на УСН «доходы» и фиксированные взносы, 57 390 ₽ за 2026 год (по состоянию на дату источника).

Разберём типичные случаи.

Арендодатель без ИП

Доход он получает ваш, налог считаете вы. НДФЛ удерживается из каждой выплаты, даже если арендодатель в договоре написал, что заплатит сам. Если он не принесёт заявление на вычет, вы считаете по обычной ставке.

Арендодатель-самозанятый

Здесь легко ошибиться. Налог на профессиональный доход разрешает сдавать в этом режиме только жилые помещения — на нежилое НПД не распространяется, это следует из самого перечня видов деятельности для НПД и подтверждается разбором практики в источниках. Значит, по договору аренды нежилого помещения с самозанятым вы, как налоговый агент, удерживаете и перечисляете НДФЛ в обычном порядке — не удерживать можно только при аренде жилья. Статус самозанятого в этом случае не снимает с вас обязанность агента. Если в договоре арендодатель значится самозанятым, а помещение нежилое, сверьте формулировку с бухгалтером до подписания.

Арендодатель-ИП

Самый спокойный вариант по отчётности: арендодатель платит налог по своей системе, вы только платите аренду. Условие одно — чтобы в договоре были прямо указаны его статус ИП и ОГРНИП. Без этой записи налоговая может увидеть в вас агента, и придётся доказывать обратное. Это риск, а не правило: оформленный договор с реквизитами ИП снимает вопрос.

Как посчитать полную цену метра, а не ставку в договоре

Сравнивать арендодателей по цифре в объявлении — ловушка. Посчитаем на пекарне 60 м² с фиксированной «коммуналкой» 5 000 ₽ в ставке и коммуналкой по счётчикам 4 000 ₽ сверху.

Арендодатель — частник, 1 200 ₽ за метр. Арендная плата 72 000 ₽, в неё входит фикс 5 000 ₽. База НДФЛ — все 72 000 ₽, налог 9 360 ₽. Арендодатель получает 62 640 ₽, в бюджет уходит 9 360 ₽. Коммуналка по счётчикам 4 000 ₽ — без налога. Итого точка платит 76 000 ₽ плюс работа бухгалтера по 6-НДФЛ, а если вести расчёт через сервис, это ещё строка в месяц.

Арендодатель — ИП, 1 360 ₽ за метр. Аренда 81 600 ₽, удержаний нет, отчётности по аренде нет. Плюс коммуналка по счётчикам 4 000 ₽ — итого 85 600 ₽.

Арендодатель — самозанятый, 1 200 ₽ за метр. Считается как частник: 72 000 ₽ плюс НДФЛ 9 360 ₽, который вы удерживаете и перечисляете. Выгоды по сравнению с обычным физлицом нет.

Разница между частником и ИП — 9 600 ₽ в месяц. Теперь посмотрим, что она значит для прибыли. По нашим данным по пекарням, средняя выручка такой точки около 1,8 млн ₽ в месяц, закупка — примерно 30% выручки, ФОТ — около 25%. Это даёт прибыль до аренды около 810 000 ₽. Минус аренда: у частника 76 000 ₽, у самозанятого 76 000 ₽, у ИП 85 600 ₽ — с отчётностью у ИП, а у частника ещё строка на бухгалтера. Разница в 9 600 ₽ — около 1,2% прибыли до аренды. На наценке пекарни это ощутимо, но не решает судьбу точки.

Вот как это выглядит в одной строке:

Под свой метраж считайте так: площадь × ставка за метр = арендная плата. Если в ставке есть фикс-коммуналка, она уже внутри и облагается — отдельно её не вычитайте. НДФЛ 13% берите от всей арендной платы и держите в уме, что на руки арендодатель получит меньше. Коммуналку по счётчикам прибавляйте сверху, без налога.

Что это значит для решения:

• если частник дешевле ИП меньше, чем на сумму НДФЛ, выигрыша нет;
• если разница больше — экономьте, но заложите в расчёт ежемесячную работу бухгалтера и риск ошибки в 6-НДФЛ;
• если арендодатель готов стать ИП или уже им стал — пересчитайте ставку: часто она окажется сопоставимой;
• если в ставке зашита фикс-коммуналка, добавляйте её к базе налога, а не считайте бесплатной.

Арендная плата — это база, а не итог. Налог с аренды вы удерживаете из платежа арендодателю, а не платите из прибыли, поэтому в расчёт точки аренда входит по полной сумме, которую вы перечисляете. В примере с пекарней это значит, что 9 360 ₽ не вычитаются из прибыли второй раз — они уже внутри 76 000 ₽, но арендодатель получит 62 640 ₽ «на руки», и это стоит проговорить с ним заранее, иначе спор о сумме возникнет при первой же выплате.

Что проверить у арендодателя до подписания

Договор аренды нежилого помещения физ лица разваливается на мелочах, которые видно заранее. Мы бы начали с пяти пунктов.

1. Статус арендодателя. Паспорт и выписка из ЕГРН: кто собственник и есть ли у него ИП. Если ИП — статус и ОГРНИП прямо в тексте договора.
2. Право сдавать. Помещение в собственности или в аренде у него самого — во втором случае нужно согласие собственника на субаренду.
3. Формулировка про налог. Пункт «НДФЛ платит арендодатель» замените на нейтральный: налог удерживает арендатор как налоговый агент. Иначе конфликт при первой же выплате.
4. Что входит в ставку. Разделите аренду и коммунальные по счётчикам: возмещение по факту не облагается, фиксированная сумма — облагается.
5. Документы на каждую выплату. Для самозанятого — чек из «Мой налог», для физлица — расписка или платёжка, где видно удержанную сумму.

Если арендодатель не хочет удерживать налог и настаивает на пункте «плачу сам» — это не повод отказываться, но повод объяснить механику: удержание делает арендатор, и спорить с этим бессмысленно.

Отчётность и сроки: что вы сдаёте как агент

Как налоговый агент по аренде у физлица вы подаёте 6-НДФЛ: в нём отражаются доходы арендодателя и удержанный налог, по нежилому имуществу — с кодом 1402. Налог, удержанный с выплаты, по общему правилу перечисляется в бюджет не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода, а 6-НДФЛ за год сдаётся до 25 февраля следующего года — эти даты стоит сверить с бухгалтером и с текстом нормы на момент вашей выплаты, потому что правила уже менялись.

Практически это значит, что каждая выплата аренды — это пара действий: удержать налог и перечислить его в ближайший рабочий день. Промах по дате оборачивается пенями и штрафом по ст. 123 НК РФ. Если бухгалтерия ведёт точку на аутсорсе, уточните, кто отслеживает этот календарь: агентская отчётность по аренде — та часть, что списывают в конце месяца, и задержка по ней выходит дорого. Поэтому мы бы сразу заложили в расчёт аренды у частника работу бухгалтера — не разовую, а ежемесячную. У ИП этой строки в расчёте нет.

Если вы на франшизе, уточните у управляющей компании, как она относится к аренде у физлица: часть сетей просит договор с ИП или юрлицом, чтобы не собирать агентскую отчётность по каждой точке. Это не реклама ИП, а условие, которое УК ставит своим франчайзи — и о нём дешевле узнать до подписания договора аренды, чем после.

Что делать дальше

Прежде чем подписывать, сядьте с калькулятором и посчитайте полную цену метра по каждому из трёх вариантов: ставка с фиксом, налог, коммуналка по счётчикам, бухгалтерия. Если частник выигрывает — берите его и сразу настройте удержание и 6-НДФЛ. Если разница меньше налога — смотрите на ИП.

Мы советуем сравнивать арендодателей не по объявлению, а по итоговой сумме, которую точка платит ежемесячно. В нашем каталоге можно посмотреть, как устроены форматы в разных нишах и с какой арендой они обычно работают: в каталоге FranchPulse собраны карточки компаний с ценой входа и условиями.

Если вопрос требует разбора конкретных документов или расчёта НДФЛ по вашей ситуации, его стоит решить с бухгалтером или в ФНС: ставки и пороги меняются, а ошибка агента обходится дороже консультации.