УСН, НДС и грузоперевозки: что делать, если заказчик просит НДС

Заказчик просит перевозчика с НДС: что делать владельцу газели на упрощёнке

Почему логист вообще спрашивает про НДС

Логист крупного заказчика звонит и с первой минуты говорит: «Без НДС не возьмём». Он не вредничает. Компания на общем режиме платит НДС со своей выручки и уменьшает его на входной налог из вашего счёта. Если в вашем счёте налога нет, компания платит больше, и ваш тариф для неё дороже на эту сумму.

Для перевозчика это значит: заказчик готов платить за НДС в счёте, но не хочет платить его дважды. Отсюда три пути — снизить цену без НДС, выставить НДС 5% на упрощёнке или перейти на общие ставки 22% и забрать входной налог по солярке, лизингу и ремонту в вычет. Дальше считаем все три на одной цепочке, чтобы итоги стояли рядом.

Порог освобождения от НДС на УСН с 2026 года — 20 млн ₽ доходов за 2025 год. Ниже него налог можно не платить вовсе. Выше выбора «платить или нет» уже нет: либо пониженные 5% без вычетов, либо 22% с вычетами. Условия и лимиты стоит сверять с актуальной редакцией НК и разъяснениями ФНС на дату, когда считаете.

Три варианта на одной цепочке: от выручки до денег на руках

Вводные одинаковые для всех трёх колонок: перевозка стоит 100 000 ₽ без налога, расходы — 60 000 ₽, и это счета с НДС: солярка, лизинг, ремонт, запчасти, шины. Ставки берём по состоянию на 2026 год.

Входной НДС в счетах с НДС считается по ставке 22/122: из 60 000 ₽ затрат это около 10 800 ₽, в расчёте ниже — 11 000 ₽. На ставке 5% эту сумму к вычету не принимают, и она уже сидит внутри тех 60 000 ₽, то есть внутри себестоимости. При 22% вы её возвращаете, поэтому к уплате остаётся 22 000 − 11 000 = 11 000 ₽, а не 22 000 ₽.

Разница между 35 000 ₽ и 29 000 ₽ — 6 000 ₽ в пользу 5%. Это и есть цена 22-й ставки на ваших числах. Она меняется вместе с долей затрат с НДС: если лизинг и крупные партии топлива тянут долю выше 60%, вычет растёт и 22% догоняет 5%. Если машина своя, ремонт редкий, топливо у поставщика без НДС — доля падает, и 5% уходит вперёд.

Две проверки перед решением. Первая: посчитайте на своих числах, а не на отраслевых средних. Возьмите выручку за месяц, выпишите отдельно все счета с НДС — топливо, лизинг, ремонт, запчасти, шины, стоянка — и посмотрите их долю. Вторая: уточните у логиста заказчика, готова ли его бухгалтерия принять счёт с НДС 5% вместо 22%. Часть компаний на общем режиме принимает к вычету налог по любой ставке, часть требует именно 22%. Это выясняется одним звонком до подписания договора.

Скидка вместо НДС: сколько терять на цене, чтобы заказчик остался

Логика заказчика проста: без входного НДС его налог к уплате выше на ту же сумму. Чтобы сделка была ему безразлична, вы снижаете цену примерно на величину налога. На практике перевозчику без НДС приходится давать скидку 15–20%, иногда больше, чтобы удержать контракт.

Скидка оправдана в узком случае: заказчиков на общем режиме у вас мало, контракт разовый, а основную выручку дают частные лица, небольшие магазины и компании на спецрежимах, которым НДС в счёте не нужен. Тогда проще дать скидку на один заказ, чем перестраивать учёт по всему бизнесу.

Обратная сторона у скидки одна, зато приятная: она не создаёт обязательств по НДС, не требует счетов-фактур и деклараций. Если вы на патенте или на УСН с доходом ниже порога, это самый дешёвый по администрированию путь. Минус тоже один — цена. Каждая новая скидка съедает маржу, и на десятом таком контракте вы уже работаете ради оборота.

УСН с НДС 5%: когда ставка выгоднее скидки

Ставка 5% — компромисс между «без НДС» и полным НДС. Вы выставляете счёт с налогом, заказчик получает вычет по этой сумме, а вы платите 5% с оборота. Для перевозчика это означает цену 100 000 ₽ вместо 80 000–85 000 ₽: скидку давать не нужно.

Ограничение — вычетов нет. Весь входной НДС по солярке, лизингу и ремонту вы не принимаете, он сидит в себестоимости. Это может казаться мелочью, пока не посчитаешь: при 60% затрат с НДС это около 11 000 ₽ внутри 60 000 ₽ расходов. Именно поэтому 5% разумен для перевозчиков с низкой долей затрат с НДС. Например, если машина своя без лизинга, ремонт редкий, а топливо закупаете у поставщика без НДС или налог в нём мал, тогда 5% с оборота выгоднее полной ставки.

Второе условие — заказчик должен принять счёт с 5%. Если его бухгалтерия работает с вычетом по любой ставке, вы получаете контракт без скидки. Если нет — вы вернётесь к переговорам о цене.

Цепочка на тех же числах: 100 000 ₽ выручки минус 5 000 ₽ налога минус 60 000 ₽ расходов, где входной НДС уже внутри, — остаётся 35 000 ₽ до налога на УСН. Налог на УСН считается отдельно: по ставке «доходы минус расходы» это 15% с базы 40 000 ₽, то есть 6 000 ₽, и на руки остаётся 29 000 ₽; по ставке «доходы» 6% налог берётся с выручки, и итог меньше. Сравнение вариантов ведите на одной ставке УСН, иначе разница утонет в налоге.

Общая ставка 22% с вычетом: когда входной НДС перекрывает разницу

При ставке 22% вы выставляете заказчику счёт с полным налогом и принимаете к вычету весь входной НДС. При высокой доле затрат с НДС — лизинг, новые шины, ремонт у официального дилера, крупные партии топлива — это часто дешевле, чем 5% без вычетов.

Цепочка до конца: 100 000 ₽ оборота, 22 000 ₽ НДС с продажи, входной НДС из 60 000 ₽ затрат с НДС — около 11 000 ₽ (та самая ставка 22/122). К уплате 11 000 ₽. Из выручки вычитаем налог и расходы — 100 000 − 11 000 − 60 000 = 29 000 ₽ до налога на УСН. То есть в одном блоке с 5% (35 000 ₽) и скидкой (25 000 ₽) 22-я ставка даёт 29 000 ₽: вычет вернул 11 000 ₽, и разница с 5% сжалась до 6 000 ₽.

Проверим, где 22% выходит вперёд. При доле затрат с НДС около 73% из 60 000 ₽ при той же выручке входной налог вырастает до примерно 13 000 ₽, налог к уплате падает до 9 000 ₽, и на руках остаётся 31 000 ₽ — уже больше, чем 29 000 ₽ при 5%. При доле 50% входной налог около 9 000 ₽, к уплате 13 000 ₽, на руках 27 000 ₽ — уже меньше. Точка пересечения и есть ваша доля затрат с НДС, и её стоит найти на своих документах.

Минус — администрирование. Нужны счета-фактуры, книга покупок и продаж, декларация по НДС, аккуратный учёт входного налога. Для владельца одной газели, который сам сидит за рулём, это дополнительная работа или бухгалтер на аутсорсе. Ошибки в вычетах обходятся дорого.

До какого момента это разумно: пока вычеты реальны и весомы — несколько машин, лизинг или кредит с НДС, регулярные закупки топлива у крупного поставщика, ремонт в сервисе с НДС. Когда машина старая, расходы минимальны, а ремонт делаете сами, вычеты малы, и 22% проигрывает 5%.

Почему на патенте НДС не выставить вовсе

Патент — режим без НДС по своей природе: вы платите фиксированную стоимость патента, а налог с оборота не считаете. Счёт с НДС на патенте выставить нельзя, пока вы остаётесь на этом режиме. Поэтому заказчик на общем режиме с патентом не получает вычет и либо требует скидку, либо уходит к другому перевозчику.

Порог для патента с 2026 года снижен до 20 млн ₽ дохода за 2025 год. Если доход выше, право на патент теряется и вы переходите на другой режим. Для планирования это важно: перевозчик с несколькими машинами может не уложиться в лимит, и тогда выбор между УСН и патентом решается сам.

Что делать, если вы на патенте, а заказчик требует НДС. Первый путь — остаться на патенте и работать с теми, кому налог не нужен: частные заказы, небольшие компании, магазины на спецрежимах. Второй — перейти на УСН с НДС 5% или на общий режим, если доля заказчиков на общем режиме растёт. Переход возможен с начала календарного года, поэтому решение стоит принимать до декабря, а не в момент звонка логиста.

Есть третий, промежуточный вариант: оставить патент для части деятельности и совмещать его с УСН. Но совмещение требует раздельного учёта, и при маленьком обороте это часто больше работы, чем выгоды. Сначала посчитайте, сколько заказов от компаний на общем режиме вы реально теряете, и только потом решайте, менять ли режим.

Как посчитать свой вариант за один вечер

Проверка, которую можно сделать без бухгалтера, на своих документах.

1. Выпишите выручку за последние 3 месяца и отдельно — счета с НДС: топливо, лизинг, ремонт, запчасти, шины, стоянка.
2. Посчитайте долю затрат с НДС в выручке. Это главный показатель для выбора между 5% и 22%.
3. Входной НДС в этих затратах считайте по ставке 22/122: затраты с НДС ÷ 122 × 22.
4. Узнайте у логиста заказчика, принимает ли его бухгалтерия счёт с НДС 5% или требует 22%.
5. Прогоните все три варианта на одной выручке и одних расходах: скидка 15–20%, 5% с оборота, 22% с вычетом. Сравнивайте суммы до налога на УСН и на одной ставке УСН.
6. Сверьте доход с порогом 20 млн ₽ и лимитом для патента. Если вы близко к границе, закладывайте рост.

Отдельно посчитайте стоимость администрирования: счета-фактуры, декларация, бухгалтер. Для одной машины это может съесть выгоду в несколько тысяч рублей с оборота. Для пяти машин — обычно окупается.

Если хочется сравнить свою экономику с тем, как устроены форматы в нише грузоперевозок, в нашем каталоге собраны компании этого направления с ценой входа и условиями работы — полезно, когда решаете, оставаться ли одиночкой на своей машине.